Normas de contratacion y pago a proveedores de la ciudad de Seattle
Esta guía explica los procedimientos de contratación y pago a proveedores para eventos de la ciudad en Seattle, Washington, con foco en qué oficinas municipales gestionan contratos, permisos, facturación y revisiones. Las normas de contratación y proveedores de la ciudad son administradas por Finance & Administrative Services (Contracting) Finance & Administrative Services[1], los permisos de eventos en parques por Seattle Parks & Recreation Special Event Permit[2], y los cierres de calles o asuntos del derecho de paso público por Seattle Department of Transportation SDOT Special Events[3]. Use esta guía para preparar contratos, presentar facturas y entender la fiscalización y las apelaciones.
Penalties & Enforcement
La aplicación varía según el instrumento: cuestiones de contratación y adquisiciones son aplicadas por Finance & Administrative Services (FAS) bajo las reglas de contratación de la ciudad; las infracciones de permisos en parques son aplicadas por Seattle Parks & Recreation; las infracciones en calles y derechos de paso son aplicadas por SDOT. Las cantidades específicas de multas y sanciones civiles para infracciones de proveedores o permisos no están consolidadas en una sola página y no se especifican en la página citada cuando corresponde; consulte los enlaces departamentales a continuación para los procedimientos de control y para solicitar listas oficiales de tarifas.
- Aplicador: Finance & Administrative Services para contratos y pagos; Seattle Parks & Recreation para permisos de parques; Seattle Department of Transportation para permisos viales.
- Multas monetarias: no especificadas en la página citada.
- Escalada: primer, repetido y continuado, y sus rangos no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: suspensión de permisos, órdenes de cese de trabajo, suspensión o rescisión de contratos, y derivación a cobranzas o tribunales, según el instrumento y el departamento.
- Vías de inspección y denuncias: presente denuncias o infracciones de permisos al departamento ejecutor a través de las páginas de contacto oficiales citadas anteriormente.
Applications & Forms
Los formularios y portales de envío son específicos por departamento. A continuación se indican los tipos de solicitud habituales y dónde buscar formularios o portales; si no se publica un formulario o tarifa en la página del departamento, la entrada indica que no está especificada.
- Solicitud de permiso de evento (Seattle Parks & Recreation): consulte la página de permisos de Parks para la solicitud de permiso de evento especial y las instrucciones; el número de formulario específico o los detalles de la tarifa no se especifican en la página citada.
- Permiso de cierre de calle/banqueta o permiso especial de tráfico (SDOT): solicítelo a través del portal de eventos especiales de SDOT; el calendario de tarifas específico no se especifica en la página citada.
- Contratación de proveedores y órdenes de compra (FAS Contracting): contrate a través de los procedimientos de contratación de FAS y los portales de adquisiciones de la ciudad; los números exactos de formulario o los requisitos de W-9 no se especifican en la página citada.
Required Steps for Contracting and Payment
- Planifique el calendario: deje tiempo para que los permisos y aprobaciones de FAS se completen antes de la fecha del evento.
- Adquiera conforme a las reglas de adquisición de la ciudad: la licitación competitiva o las justificaciones de adjudicación directa deben seguir la orientación de FAS.
- Ejecute el contrato u orden de compra antes de la prestación del servicio cuando FAS lo requiera.
- Remita facturas a cuentas por pagar según lo indique el departamento contratante; los términos de pago varían y no se especifican en la página citada.
Common Violations and Typical Outcomes
- Operar sin el permiso requerido: puede resultar en órdenes de cese o denegación del permiso; las multas monetarias no se especifican en la página citada.
- Uso no autorizado del derecho de paso público: puede desencadenar acciones de cumplimiento de SDOT y tarifas no especificadas en la página citada.
- Proveedores no conformes (seguro, seguridad): puede conducir a la suspensión o rescisión del contrato.
Appeals, Reviews, and Time Limits
Los procesos de apelación o impugnación dependen del departamento y del contrato o instrumento de permiso aplicable. Las páginas departamentales indican procedimientos de impugnación o apelación cuando corresponda; los plazos específicos o ventanas de apelación no están publicados de manera consistente en una sola página y no se especifican en la página citada. Contacte al departamento emisor de inmediato tras recibir una notificación de infracción o medida adversa para solicitar instrucciones de apelación.
FAQ
- ¿Necesitan los proveedores un contrato municipal para cobrar por servicios en un evento de la ciudad?
- Normalmente sí; si el servicio o compra alcanza umbrales de adquisición o involucra propiedad de la ciudad, por lo general se requiere un contrato u orden de compra; consulte la orientación de contratación de FAS para umbrales y excepciones.
- ¿Dónde solicito un permiso de evento en un parque?
- Solicite a través de Seattle Parks & Recreation en la página de permisos de Parks.[2]
- ¿Cómo envío una factura para pago?
- Envíe facturas según las instrucciones del departamento contratante; muchos contratos requieren que las facturas se envíen a Cuentas por Pagar con un número de orden de compra válido.
How-To
- Identifique los permisos requeridos y las necesidades de contratación para su evento, consultando las páginas de permisos de Parks y SDOT.
- Solicite orientación de adquisición o genere una orden de compra a través de la contratación de FAS si el proveedor será pagado por la ciudad.
- Asegure el seguro del proveedor, certificados y términos contractuales antes del evento.
- Recolecte y envíe las facturas con el número de orden de compra a la oficina de cuentas por pagar de la ciudad para su procesamiento.
Key Takeaways
- Coordine con anticipación con FAS, Parks y SDOT para alinear contratos y permisos.
- Ejecute contratos requeridos y confirme el seguro antes de la prestación del servicio del proveedor.
Help and Support / Resources
- Finance & Administrative Services - Accounts Payable
- Seattle Municipal Code (publicador oficial del código)
- Office of Economic Development