Acceso a registros de seguridad laboral - Virginia Beach
En Virginia Beach, Virginia, empleados, contratistas, investigadores y miembros del público pueden solicitar acceso a los registros de seguridad laboral e informes de incidentes que mantengan los departamentos de la ciudad o que estén en posesión de la ciudad. Esta guía explica qué registros suelen estar disponibles, quién supervisa la divulgación y la notificación de incidentes, cómo preparar y enviar una solicitud, y pasos prácticos para apelaciones, confidencialidad y preservación de pruebas. Siga el proceso paso a paso a continuación y utilice los contactos oficiales y las páginas de las agencias vinculadas donde corresponda para agilizar su solicitud.
Qué registros están cubiertos
Los registros comunes que pueden solicitarse a la ciudad incluyen informes de lesiones e incidentes preparados por departamentos de la ciudad, resúmenes de investigaciones internas de seguridad para lugares de trabajo de la ciudad, documentación de reclamaciones de compensación laboral para empleados de la ciudad (sujeta a tachaduras por privacidad) e informes de inspección o permisos relacionados con la seguridad para empresas reguladas. Los registros creados y mantenidos por empleadores privados generalmente no son públicos a menos que se hayan presentado a o estén en posesión de una oficina de la ciudad.
- Informes de incidentes y resúmenes de investigación del lugar de trabajo de la ciudad cuando los mantiene un departamento municipal.
- Formularios de compensación laboral y registros relacionados para empleados de la ciudad, con identificadores personales tachados según la ley.
- Informes de inspección o cumplimiento generados por la oficina de control de códigos, inspecciones de construcción o salud ambiental de la ciudad.
- Registros de tarifas y avisos de cumplimiento emitidos a empresas tras violaciones de seguridad.
Cómo preparar su solicitud
Antes de enviar, identifique los tipos de documento específicos, los rangos de fechas, los custodios departamentales y cualquier número de expediente o informe conocido. Cuando sea posible, incluya los nombres de los lugares de trabajo, direcciones y fechas aproximadas de incidentes. Indique los formatos de archivo preferidos (PDF, copias escaneadas o originales) y si desea copias certificadas.
- Especifique fechas de inicio y fin para los registros que desea para evitar solicitudes amplias o indefinidas.
- Incluya un contacto diurno y correo electrónico para que la ciudad pueda aclarar el alcance o informarle sobre tachaduras.
- Indique si solicita inspección física, copias electrónicas o copias certificadas.
Cómo enviar una solicitud
Envíe las solicitudes a la oficina de registros públicos del City Clerk usando el proceso oficial de la ciudad; el City Clerk también ofrece instrucciones sobre la información requerida y posibles tarifas en la página de la ciudad Solicitud de registros públicos de la Ciudad de Virginia Beach[1]. Para incidentes laborales que involucren a empleados de la ciudad, también puede comunicarse con Recursos Humanos o Gestión de Riesgos para obtener registros y formularios de reclamación del empleador Recursos Humanos - Gestión de Riesgos de Virginia Beach[2]. Para los requisitos de mantenimiento de registros del empleador y qué registros de lesiones deben conservar los empleadores, consulte la orientación federal de OSHA sobre mantenimiento de registros Reglas de mantenimiento de registros de OSHA (29 CFR 1904)[3].
- Use el formulario en línea del City Clerk o envíe una solicitud por escrito por correo a la oficina del City Clerk; incluya registros específicos y el método de entrega deseado.
- Solicite por adelantado información sobre tarifas de copia o certificación; algunas solicitudes pueden implicar costos por tiempo del personal o reproducción.
- Si el registro se relaciona con un incidente policial o de tráfico, comuníquese con la unidad de registros de la policía para conocer su procedimiento y tarifas.
Multas y aplicación
Las rutas de aplicación para el acceso a registros y para la notificación de seguridad laboral difieren:
- La divulgación de registros públicos la supervisa el City Clerk y, cuando surgen conflictos, puede resolverse conforme a los procedimientos de la Ley de Libertad de Información de Virginia descritos en la guía de la ciudad.[1]
- La aplicación de la seguridad laboral y el mantenimiento de registros de empleadores la realizan agencias estatales o federales; OSHA aplica las reglas federales de mantenimiento de registros para empleadores cubiertos.[3]
- Para incidentes de empleados de la ciudad, Gestión de Riesgos y Recursos Humanos gestionan la notificación y las acciones correctivas internas.[2]
Cifras de multas y sanciones: los montos específicos de multas y las cifras de sanciones legales por incumplimiento de divulgación o por violaciones de seguridad laboral no están sistemáticamente indicados en las páginas municipales citadas; cuando los importes o los calendarios de escalamiento no aparecen publicados en las páginas citadas de la ciudad, esas cifras son "not specified on the cited page" y debe consultarse la agencia que aplica la norma o el Código de Virginia para las sanciones estatutarias.
- Multas monetarias: not specified on the cited page; consulte la agencia competente para conocer montos.
- Escalamiento por infracciones repetidas o continuas: not specified on the cited page.
- Sanciones no monetarias: órdenes de cumplimiento, planes de corrección, suspensión de permisos o remisión a tribunales según la agencia y los hechos del caso.
Solicitudes y formularios
Las solicitudes de registros de la ciudad suelen usar el formulario del City Clerk; Gestión de Riesgos dispone de formularios de reclamación e incidentes para lesiones de empleados. Los nombres concretos y las tarifas pueden variar:
- Formulario de solicitud de registros públicos: disponible en la página del City Clerk; siga las instrucciones en línea para enviarlo.[1]
- Formularios de incidentes y compensación laboral para empleados: disponibles en Recursos Humanos/Gestión de Riesgos; busque en la página del departamento los formularios vigentes.[2]
- Tarifas: pueden aplicarse tarifas de reproducción y certificación; la página de la ciudad ofrece la política vigente o el contacto para estimaciones de costo.[1]
FAQ
- ¿Quién puede solicitar registros de seguridad laboral?
- Cualquier miembro del público puede solicitar registros que mantenga la ciudad; el acceso a ciertos detalles personales o médicos puede estar restringido y tachado conforme a la ley.
- ¿Cuánto tarda la ciudad en responder?
- Los tiempos varían según el tamaño de la solicitud y la carga de trabajo del departamento; consulte la página del City Clerk para los plazos típicos o contacte a la oficina de registros.[1]
- ¿Hay tarifas?
- Las tarifas por reproducción y certificación pueden aplicarse; la ciudad le notificará sobre cargos antes de completar solicitudes grandes o costosas.
- ¿Puedo obtener los registros OSHA de un empleador?
- Los empleadores conservan los registros OSHA; las reglas federales permiten a los empleados acceder a sus propios registros y cierto acceso de terceros bajo los procedimientos de OSHA; consulte la guía de OSHA para más detalles.[3]
How-To
- Identifique los registros exactos, el rango de fechas y el custodio departamental que probablemente tenga los registros.
- Complete el formulario de solicitud de registros públicos del City Clerk o envíe una solicitud por escrito a la oficina del City Clerk con sus datos de contacto y el método de entrega deseado.[1]
- Si el asunto concierne a una lesión de un empleado de la ciudad, notifique a Recursos Humanos/Gestión de Riesgos y presente los formularios internos requeridos.[2]
- Responda a cualquier pregunta de seguimiento de la ciudad puntualmente y acepte pagar las tarifas razonables de reproducción si se solicitan.
- Si su solicitud es denegada o tachada, solicite la base legal indicada y las instrucciones para apelar; considere solicitar una revisión administrativa o judicial si es necesario.
Ayuda y recursos
- City Clerk - Gestión de Registros
- Recursos Humanos - Ciudad de Virginia Beach
- Solicitudes de Registros de la Policía - Virginia Beach