Guía para proveedores de Orem sobre cumplimiento de acción afirmativa
Los proveedores que contratan con la Ciudad de Orem, Utah deben comprender las expectativas locales sobre acción afirmativa y no discriminación desde el inicio del proceso de contratación. Esta guía explica los pasos típicos que los proveedores deben seguir para demostrar cumplimiento con las reglas de compras de la ciudad, dónde encontrar los requisitos oficiales y cómo preparar propuestas, certificaciones y registros para auditorías. Para el texto municipal controlador y las reglas de adquisiciones, consulte el código municipal de la Ciudad de Orem y las páginas de compras para el lenguaje actual y cualquier cláusula contractual.
Quién debe cumplir
El cumplimiento generalmente se aplica a los proveedores que licitan obras públicas, servicios o bienes bajo contratos de la ciudad donde la licitación o el contrato incluye cláusulas de acción afirmativa, no discriminación o igualdad de oportunidades. La aplicabilidad específica y cualquier umbral de tamaño o valor del contrato se establecen en las reglas de adquisiciones de la ciudad o en los documentos contractuales publicados.
Pasos clave de cumplimiento para proveedores
- Revise los documentos de la licitación y las cláusulas modelo del contrato sobre no discriminación o acción afirmativa.
- Prepare políticas escritas y declaraciones que muestren no discriminación en contratación, subcontratación y prestación de servicios.
- Complete las certificaciones o declaraciones de proveedor requeridas y adjúntelas a las ofertas o pedidos.
- Reúna y conserve registros de contratación, alcance a subcontratistas y composición de la plantilla para posibles auditorías.
- Presupueste los costos relacionados con el cumplimiento, incluida la elaboración de informes, monitoreo o capacitación requerida.
- Designe una persona de contacto para preguntas de cumplimiento e incluya ese contacto en las presentaciones.
Multas y cumplimiento
El código municipal y las reglas de adquisiciones rigen la aplicación de cláusulas de acción afirmativa y no discriminación. Cuando la ciudad publique sanciones específicas, esas se aplican; si no se proporciona una multa o calendario específico en la página de adquisiciones o del código controlador, no está especificado en la página citada. Las acciones correctivas suelen ser remedios contractuales más que sanciones penales.
- Multas monetarias: no está especificado en la página citada.
- Escalamiento: tratamiento de primera ofensa, repetición y ofensas continuas: no está especificado en la página citada.
- Sanciones no monetarias: retención de pagos, terminación por incumplimiento, órdenes de acción correctiva o descalificación para futuras licitaciones.
- Enforcement e inspección: por lo general, Compras o el departamento contratante supervisan el cumplimiento y pueden solicitar documentación o realizar revisiones.
- Recursos y apelaciones: se aplican los procedimientos formales de protesta o apelación; los plazos específicos para las apelaciones no están especificados en la página citada.
- Defensas y discreción: se pueden considerar solicitudes de exenciones, variaciones o planes de mitigación cuando lo permita el contrato o las reglas de adquisiciones.
Solicitudes y formularios
Las páginas municipales de adquisiciones suelen incluir formularios de oferta requeridos, certificaciones y documentos contractuales. Si existe un formulario independiente de acción afirmativa para proveedores, estará vinculado desde la licitación o las páginas de compras; si no está publicado, no se especifica un formulario dedicado en la página citada.
Pasos de acción para una oferta conforme
- Lea la licitación y todos los anexos en busca de cláusulas de acción afirmativa o no discriminación.
- Complete todas las certificaciones requeridas y adjúntelas a la oferta o propuesta.
- Documente el alcance a subcontratistas minoritarios, femeninos y locales pequeños cuando sea requerido.
- Contacte al Departamento de Compras antes de la presentación para aclarar requisitos o presentar exenciones solicitadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Todos los proveedores necesitan un plan de acción afirmativa para trabajar con Orem?
- No todos los contratos requieren un plan formal; la aplicabilidad depende del lenguaje de la licitación y las cláusulas del contrato.
- ¿Dónde envío preguntas o quejas sobre cumplimiento?
- Comuníquese con el Departamento de Compras de la Ciudad de Orem para preguntas de adquisiciones y con el administrador del contrato que figura en la licitación para asuntos específicos del contrato.
- ¿Hay requisitos de información o conservación de registros?
- Los requisitos de conservación de registros se definen en los documentos contractuales y las reglas de adquisiciones; si no se proporciona un calendario específico, siga la retención de documentos y las solicitudes de auditoría en el contrato.
Cómo hacerlo
- Ubique la licitación y lea todas las cláusulas de acción afirmativa o no discriminación.
- Reúna políticas internas, datos de personal y registros de alcance a subcontratistas que demuestren cumplimiento.
- Complete y adjunte las certificaciones de proveedor incluidas con los documentos de la oferta.
- Presente la oferta y conserve copias; proporcione la documentación solicitada de inmediato si la ciudad solicita una auditoría.
- Si surge una disputa, siga el procedimiento de protesta o apelación del contrato en la licitación o en las reglas de adquisiciones municipales.
Puntos clave
- Lea con atención las cláusulas de la licitación y adjunte las certificaciones requeridas a las ofertas.
- Mantenga registros de contratación y alcance a subcontratistas para revisiones de cumplimiento.
Ayuda y soporte / Recursos
- City of Orem Purchasing Department
- City of Orem Municipal Code (Municode)
- City of Orem Human Resources