Política de acción afirmativa para contratistas de la ciudad - New South Memphis
Los contratistas y proveedores de New South Memphis, Tennessee que trabajen en proyectos financiados por la ciudad deben conocer las expectativas locales de acción afirmativa vinculadas a la contratación y las adquisiciones. Este artículo explica el alcance, las oficinas responsables, los requisitos habituales de no discriminación y diversidad de proveedores, los pasos para cumplir y cómo funcionan la fiscalización y las apelaciones cuando la ciudad o su autoridad contratante exige compromisos de acción afirmativa.
Ámbito y quién debe cumplir
La política suele aplicarse a contratistas principales y subcontratistas que licitan o reciben contratos municipales o acuerdos de adquisición que hacen referencia a la diversidad de proveedores, la igualdad de oportunidades de empleo o requisitos de participación de empresas de minorías/mujeres. Cuando las reglas de adquisiciones de la ciudad o la oficina de diversidad exigen un plan o informes del contratista, el cumplimiento es obligatorio para la ejecución del contrato. Consulte la orientación municipal de adquisiciones y diversidad para procedimientos y detalles de certificación.Procurement[1] Office of Business Diversity[2]
Requisitos clave
- Presentar los planes de diversidad, certificaciones o cronogramas de subcontratación requeridos como parte de los paquetes de oferta.
- Mantener registros de alcance, esfuerzos de buena fe y registros de pago a subcontratistas durante el plazo del contrato.
- Cumplir con las cláusulas de no discriminación que abarcan contratación, ascensos y ejecución de contratos.
- Informar cualquier meta de participación o reportes de gasto a la oficina de la ciudad indicada en el contrato.
Sanciones y aplicación
La aplicación generalmente la realiza la oficina de adquisiciones de la ciudad y la oficina municipal responsable de diversidad o cumplimiento empresarial; el código municipal o las reglas de adquisiciones establecen los remedios y sanciones. Cuando se aplican multas o sanciones civiles, los montos específicos a menudo se fijan en reglas de adquisiciones o normativas y pueden no aparecer en una página de orientación de alto nivel.Code of Ordinances[3] Si la ciudad o la autoridad contratante publica calendarios de sanciones, los contratistas deben seguir esos procedimientos; de lo contrario, los remedios pueden incluir retención de pagos, terminación de contrato, inhabilitación o remisión a tribunales o audiencias administrativas.
- Multas monetarias: no especificado en la página citada; consulte la regla de adquisiciones u ordenanza aplicable.[3]
- Escalada: primera frente a reincidencia/no cumplimiento continuado no especificada en la página citada; los remedios administrativos pueden escalar según las reglas de adquisiciones.[3]
- Sanciones no monetarias: retención de pagos, suspensión, terminación de contrato, inhabilitación o acción judicial son herramientas posibles de aplicación.
- Autoridad aplicadora: oficina de adquisiciones de la ciudad u Oficina de Diversidad Empresarial; las quejas y revisiones de cumplimiento las manejan esas oficinas.
- Vía de inspección/queja: presente quejas o solicitudes de revisión de cumplimiento a la oficina de adquisiciones o a la oficina de diversidad empresarial indicada en los documentos del contrato.
- Apelación/revisión: los recursos administrativos o protestas de ofertas se establecen en las reglas de adquisiciones; los plazos están allí y no se especifican en la página de orientación.[1]
Solicitudes y formularios
Los materiales comunes incluyen certificaciones de diversidad del proveedor, solicitudes de certificación MWBE o DBE, planes de subcontratación específicos del contrato y formularios de protesta o apelación de ofertas. Los nombres, números, tasas y direcciones de envío específicas se proporcionan en las páginas de adquisiciones y diversidad empresarial de la ciudad o en el código municipal si los formularios están codificados; cuando no se publica un formulario o tasa específicos en la página de orientación, no están especificados en la página citada.[1][2]
Cómo prepararse y cumplir
- Revise las cláusulas de la licitación y las oficinas de cumplimiento antes de presentar una oferta.
- Documente el alcance a subcontratistas diversos y conserve registros escritos de las solicitudes y respuestas.
- Complete cualquier plan o certificación requerida y adjúntelos a su oferta o propuesta.
- Contacte a la oficina de adquisiciones o de diversidad empresarial para preguntas previas a la licitación o para verificar formularios y métodos de envío.
FAQ
- ¿Todos los contratos municipales requieren planes de acción afirmativa?
- No todos los contratos requieren un plan formal; los requisitos dependen del lenguaje de la licitación y las reglas de adquisiciones. Revise la licitación y contacte a adquisiciones para aclaraciones.[1]
- ¿Cómo me certifico como MWBE o DBE para la contratación municipal?
- Los procesos de certificación los gestiona la oficina de diversidad empresarial de la ciudad o la reciprocidad estatal; consulte la página de diversidad empresarial para los pasos de solicitud y las certificaciones aceptadas.[2]
- Si creo que un contratista principal incumplió obligaciones de diversidad, ¿qué hago?
- Reporte las presuntas violaciones a la oficina de adquisiciones o a la oficina de diversidad empresarial mediante los canales oficiales de queja listados en los documentos del contrato o en la página de adquisiciones de la ciudad.[1]
How-To
- Lea la licitación y anote los requisitos de acción afirmativa o de plan de subcontratación.
- Reúna evidencia del alcance a firmas MWBE/DBE y complete los formularios requeridos antes de presentar la oferta.
- Envíe las certificaciones y planes requeridos con su oferta; conserve copias de todas las presentaciones y confirmaciones.
- Si recibe una notificación de incumplimiento, responda con prontitud, proporcione los registros solicitados y siga los procedimientos de apelación si se imponen.
Conclusiones clave
- Verifique siempre el lenguaje de la licitación y las oficinas nombradas antes de presentar oferta.
- Conserve registros documentados de alcance y reportes para demostrar esfuerzos de buena fe.
Ayuda y recursos
- City of Memphis Procurement
- City of Memphis Office of Business Diversity
- Memphis Code of Ordinances (Municode)