Reglas de retención de registros y blockchain de Filadelfia
Filadelfia, Pensilvania, las agencias municipales deben gestionar los registros de acuerdo con la política de retención de la ciudad y el estado mientras evalúan nuevas herramientas como blockchain para autenticidad e integridad. Esta guía explica qué reglas locales se aplican, qué oficina municipal hace cumplir la retención y las prácticas de registros electrónicos, cómo se puede usar blockchain en programas municipales y los pasos prácticos para solicitar cronogramas, informar problemas o apelar decisiones.
Overview
Las agencias municipales en Filadelfia mantienen registros según cronogramas de retención y políticas establecidas que regulan la creación, el almacenamiento, el acceso y la eliminación. Los registros electrónicos y la tecnología de libro mayor distribuido requieren procedimientos documentados para preservar la admisibilidad legal, la cadena de custodia y las obligaciones de acceso público.
Scope & Definitions
- Registros: documentos oficiales, correos electrónicos, bases de datos, mapas, audio, video y otros materiales creados o recibidos por agencias municipales.
- Cronograma de retención: el calendario oficial y las instrucciones de disposición para tipos de registros.
- Blockchain / libro mayor distribuido: tecnología para registros inmutables; debe cumplir con los requisitos de registros, acceso y seguridad de la ciudad antes de su adopción.
La Oficina de Registros de la Ciudad de Filadelfia es la oficina principal para la política de registros municipales y el acceso a registros públicos; consulte las páginas del departamento para cronogramas y orientación Department of Records[1]. Los proyectos piloto técnicos o la coordinación de políticas para nuevos sistemas, incluido blockchain, suelen canalizarse a través de la Oficina de Innovación y Tecnología Office of Innovation and Technology[2].
Records Retention Policy
Los cronogramas de retención especifican cuánto tiempo se guarda cada tipo de registro y si se archiva, destruye o transfiere. El cumplimiento municipal requiere un cronograma de retención por escrito aprobado por la autoridad de registros y procedimientos documentados de eliminación para registros permanentes y temporales.
Blockchain and Distributed Ledger Use
Blockchain puede usarse para marcas de tiempo, registros de auditoría o pruebas de integridad, pero su uso no sustituye los cronogramas de retención ni el deber de proporcionar acceso bajo las normas de registros públicos. Cualquier integración de blockchain debe:
- Conservar una copia recuperable del registro primario en un sistema aprobado.
- Documentar la cadena de custodia, claves y roles de los participantes.
- Incluir metadatos de retención y disposición consistentes con los cronogramas aprobados.
Penalties & Enforcement
La aplicación de las reglas de retención de registros y las normas relacionadas con registros electrónicos la maneja la Oficina de Registros de la Ciudad de Filadelfia, con la coordinación de asesoría legal y la Oficina de Innovación y Tecnología para asuntos técnicos. Las sanciones específicas, multas y sanciones monetarias por incumplimiento no están especificadas en las páginas del departamento citadas; consulte al departamento para la autoridad de aplicación y los montos precisos.[1]
- Multas: no especificadas en la página citada.
- Escalada: los rangos para primera, repetida o continua no están especificados en la página citada; la aplicación puede incluir órdenes de cumplimiento y otras acciones administrativas.
- Sanciones no monetarias: órdenes remediales, obligación de corregir la retención, suspensión del uso del sistema o remisión a tribunales para ejecución.
- Aplicador: Oficina de Registros; las quejas e inspecciones se originan allí y a través de canales oficiales de denuncia.[1]
- Apelaciones/revisión: las rutas de apelación administrativa y los plazos no están especificados en la página citada; comuníquese con la Oficina de Registros para procedimientos y plazos de apelación.
- Defensas/discreción: permisos documentados, variaciones aprobadas o excusa razonable pueden ser consideradas; consulte la orientación publicada con la oficina de registros.
Violaciones comunes y resultados típicos:
- No seguir un cronograma de retención aprobado: posible orden remedial o remisión a aplicación (detalles de la sanción no especificados).
- Eliminación no autorizada de registros electrónicos: puede resultar en medidas correctivas e investigación.
- Uso de procesos blockchain no aprobados sin documentación: orden de suspensión y remediación.
Applications & Forms
La ciudad publica cronogramas de retención y orientación a través de la Oficina de Registros. Los nombres específicos de formularios, tasas y pasos de presentación no están especificados en las páginas del departamento citadas; comuníquese con la Oficina de Registros para los formularios actuales, cualquier tarifa y las instrucciones de presentación.[1]
Action Steps
- Solicite el cronograma de retención aplicable a la Oficina de Registros y obtenga aprobación por escrito antes de cambiar las disposiciones.
- Para proyectos piloto de blockchain, prepare un plan técnico que muestre cómo se preservan los registros originales y cómo se proporcionará acceso.
- Si recibe una notificación de cumplimiento, presente una apelación o solicite revisión con prontitud y siga las instrucciones del departamento.
FAQ
- ¿Quién aplica las reglas de retención de registros para los registros municipales de Filadelfia?
- La Oficina de Registros de la Ciudad de Filadelfia aplica la política de retención y las obligaciones de registros públicos; consulte las páginas del departamento para información de contacto y orientación.[1]
- ¿Se puede usar blockchain como registro oficial?
- No por sí solo: blockchain puede apoyar la integridad y las marcas de tiempo, pero se debe mantener una copia aprobada recuperable y una disposición coherente con los cronogramas de retención.
- ¿Cómo informo una supuesta eliminación ilícita de registros de la ciudad?
- Informe a la Oficina de Registros a través de sus canales oficiales de queja o contacto; proporcione documentación y fechas para ayudar en cualquier inspección o revisión.[1]
How-To
- Identifique el tipo de registro y ubique el cronograma de retención aplicable en la Oficina de Registros.
- Si planea un piloto de blockchain, redacte un plan técnico y de gestión de registros y preséntelo a la Oficina de Innovación y Tecnología y a la Oficina de Registros para su revisión.
- Obtenga aprobaciones por escrito antes de implementar cambios en el sistema; conserve los registros de aprobación con los registros relacionados.
- Si recibe una notificación de incumplimiento, siga las instrucciones de la Oficina de Registros y utilice los canales de apelación publicados para solicitar revisión.
Key Takeaways
- Los cronogramas de retención controlan cuánto tiempo se conservan los registros y deben cumplirse.
- Blockchain puede añadir integridad pero no reemplaza las obligaciones aprobadas de retención o acceso.
- Contacte a la Oficina de Registros temprano para aprobaciones, formularios y apelaciones.
Help and Support / Resources
- Department of Records - City of Philadelphia
- Office of Innovation and Technology - City of Philadelphia
- Pennsylvania Historical and Museum Commission - Records Retention Schedules