Normas de contrataci�f3n de IA y auditor�edas - Portland

Portland, Oregon, las agencias adquieren herramientas de IA siguiendo pre1cticas de contratacif3n que enfatizan la transparencia, la privacidad y el cumplimiento de las normas de contratacif3n de la ciudad. Esta gueda resume cf3mo los proveedores deben esperar que se gestionen los requisitos relacionados con la IA por los equipos de contratacif3n de la Ciudad, que9 departamentos hacen cumplir los contratos y que9 pasos administrativos deben seguirse al suministrar sistemas de IA o participar en auditoredas. Para procedimientos oficiales y recursos para proveedores, consulte la pe1gina de Servicios de Adquisiciones de la Ciudad de Portland^[1].

Alcance y consideraciones clave

Las herramientas y auditoredas de IA pueden afectar la contratacif3n, la privacidad de datos, los derechos civiles y la auditabilidad. Los proveedores deben esperar cle1usulas contractuales adicionales sobre manejo de datos, registro, explicabilidad cuando sea necesario y posibles derechos de auditoreda por terceros. Los equipos de la ciudad evaluare1n la contratacif3n de IA en funcif3n del riesgo, el presupuesto y la alineacif3n con poledticas antes de adjudicar.

Requisitos comunes de contratacif3n

• Registro y calificacif3n del proveedor: los proveedores deben registrarse y cumplir los criterios de precalificacif3n establecidos por los Servicios de Adquisicif3n.
• Documentacif3n: proporcione especificaciones te9cnicas, diagramas de flujo de datos y registros de auditoreda cuando se solicite.
• Verificaciones de cumplimiento: los proveedores deben demostrar controles de privacidad, seguridad y no discriminacif3n.
• Propuestas de costo: incluya tarifas de licencia, implementacif3n y soporte de auditoreda en las ofertas.
• Plazos: cumpla con los plazos de la licitacif3n y proporcione respuestas oportunas a las aclaraciones.

Sanciones y aplicacif3n

La aplicacif3n de los te9rminos de contratacif3n y adquisicif3n para herramientas de IA la gestionan la autoridad de adquisiciones de la Ciudad y la oficina contratante que emitif3 la licitacif3n. Las multas monetarias especedficas por incumplimientos de contratacif3n no este1n especificadas en la pe1gina citada; consulte las pe1ginas oficiales de adquisiciones para los recursos contractuales y los procesos de aplicacif3n^[1].

• Responsable: los Servicios de Adquisicif3n y la oficina contratante supervisan el cumplimiento y pueden iniciar remedios.
• Multas/tasas: no este1n especificadas en la pe1gina citada.
• Escalamiento: no se especifican rangos para la primera, repetida o continua infraccif3n en la pe1gina citada.
• Sanciones no monetarias: rescisif3n de contrato, retencif3n de pagos, planes de accif3n correctiva, medidas de remediacif3n y acciones judiciales son remedios contractuales habituales.
• Inspeccif3n y quejas: proveedores y el pfablico pueden contactar a los Servicios de Adquisicif3n para quejas e consultas de cumplimiento.
• Apelaciones y protestas: los procedimientos formales de protesta o apelacif3n los gestiona los Servicios de Adquisicif3n o la oficina contratante; los ledmites de tiempo especedficos no este1n indicados en la pe1gina citada.

Solicitudes y formularios

La Ciudad publica el registro de proveedores y los documentos de licitacif3n en sus pe1ginas de adquisiciones; no se publican formularios obligatorios específicos para auditoredas de IA en la pe1gina citada. Los proveedores deben usar el portal oficial y seguir las instrucciones de la licitacif3n para presentar propuestas y adjuntos^[1].

Cle1usulas contractuales y derechos de auditoreda

• Disposiciones de datos: espere cle1usulas que exijan acceso a datos, registro y notificacif3n de incidentes.
• Cooperacif3n en auditoredas: los derechos contractuales de auditoreda pueden exigir que los proveedores proporcionen evidencia, registros y planes de remediacif3n.
• Auditoredas de terceros: algunos contratos pueden permitir auditoredas independientes por auditores aprobados por la ciudad.

Pasos de accif3n para proveedores

• Regedstrese como proveedor y vigile las licitaciones en la pe1gina de adquisiciones de la Ciudad.
• Prepare documentacif3n de privacidad y seguridad y un plan de respuesta a auditoredas.
• Incluya precios claros para soporte de auditoreda y remediacif3n en las propuestas.
• Si se le notifica un incumplimiento, responda con prontitud a los Servicios de Adquisicif3n y conserve los registros.

Preguntas frecuentes

bfQuie9n hace cumplir las normas de contratacif3n relacionadas con la IA para la Ciudad de Portland?

Los Servicios de Adquisicif3n junto con la oficina contratante hacen cumplir el cumplimiento de la contratacif3n y los contratos; las oficinas te9cnicas pueden supervisar los requisitos operativos.

bfSe publican multas por violaciones de contratacif3n de IA?

Las multas monetarias por incumplimientos de contratacif3n no este1n especificadas en la pe1gina citada; los remedios contractuales y las acciones correctivas son las principales herramientas de aplicacif3n.

bfDeben los proveedores permitir auditoredas de terceros?

Muchos contratos municipales reservan derechos de auditoreda y acceso; si se requiere una auditoreda de terceros depende de los te9rminos de la licitacif3n y del contrato.

Cf3mo

1. Identifique las licitaciones relevantes en el portal de adquisiciones de la Ciudad y confirme su estado de registro como proveedor.
2. Reúna la documentacif3n requerida: especificaciones te9cnicas, resumen del manejo de datos, controles de seguridad y registros de auditoreda.
3. Envíe una propuesta conforme con precios claros para auditoreda y soporte de remediacif3n segfan las instrucciones de la licitacif3n.
4. Si resulta adjudicado, negocie y acepte cle1usulas contractuales que aclaren el alcance de la auditoreda, el acceso a datos y los plazos de respuesta.
5. Mantenga registros y este9 preparado para cooperar con auditoredas o acciones correctivas si se le notifica.

Conclusiones clave

• Prepare documentacif3n de privacidad, seguridad y auditoreda desde la etapa de propuesta.
• Los remedios contractuales son la senda principal de aplicacif3n; las multas especedficas no se indican en la pe1gina citada.

Ayuda y soporte / Recursos

• City of Portland - Procurement Services
• City of Portland - Office of Management & Finance
• Portland City Code (Municode)

1. [1] City of Portland - Procurement Services