Quién mantiene registros oficiales y deberes del Secretario de la Ciudad - Portland, Oregon
La función del Secretario de la Ciudad en Portland, Oregon es el punto oficial de custodia y administración de los registros municipales, las actas de reuniones, las ordenanzas y las solicitudes de acceso a registros públicos. Este artículo explica el papel del Secretario/City Recorder, cómo se mantienen los registros, cómo solicitar o inspeccionar registros y las vías de ejecución y apelación. Donde la ciudad publica procedimientos o formularios específicos, esta guía cita las páginas del programa del City Recorder para los detalles oficiales.[1]
Responsabilidades del Secretario de la Ciudad
El Secretario de la Ciudad, a menudo referido como City Recorder en Portland, es responsable de mantener los registros de la ciudad, certificar ordenanzas y resoluciones, preservar las actas del consejo, administrar juramentos y coordinar las solicitudes de registros públicos. El programa del City Recorder describe estas funciones y los servicios al público en el sitio web de la ciudad. City Recorder program[1]
Mantenimiento de registros
Portland mantiene registros activos, materiales de archivo y horarios de retención publicados a través de su programa City Records. La ciudad documenta los tipos de registros conservados, las políticas de retención y la orientación para la preservación y la eliminación en sus páginas de registros. City Records program[2]
- Las ordenanzas oficiales, resoluciones y las actas del consejo se conservan como registros permanentes o a largo plazo.
- Los archivos administrativos, los permisos y los registros de personal siguen los horarios de retención publicados.
- Los registros electrónicos están sujetos a las mismas reglas de retención y preservación que los registros en papel.
Acceso y solicitudes de registros públicos
Los miembros del público pueden solicitar acceso a los registros de la ciudad según los procedimientos de Portland. La página de registros públicos del City Recorder describe cómo solicitar registros, los formularios disponibles y dónde enviar las solicitudes. Información sobre registros públicos[3]
- Envíe una solicitud por escrito o utilice el proceso de solicitud en línea de la ciudad según se describe en la página de registros públicos.
- Los plazos de respuesta se rigen por el procedimiento de la ciudad y la ley estatal aplicable; los plazos específicos no están especificados en la página citada.
- Pueden aplicarse tarifas por copiado o redacción; consulte la página de registros públicos para detalles sobre tarifas.
Sanciones y cumplimiento
La ejecución por el manejo indebido de registros oficiales, la destrucción ilegal o el incumplimiento de las obligaciones de registros públicos la supervisa el City Recorder u otros funcionarios designados de la ciudad y puede implicar acciones judiciales. Las cifras específicas de multas, las sanciones diarias o los importes de tasas no están especificados en las páginas citadas de la ciudad y pueden estar reguladas por ordenanzas separadas o la ley estatal.[2]
- Autoridad: City Recorder / oficina del City Auditor y, cuando corresponda, los tribunales estatales.
- Medidas no monetarias posibles: órdenes de preservación, órdenes judiciales, producción ordenada por la corte o procedimientos por desacato.
- Cantidades de multas y escalada (primera, repetida, continuada): no especificadas en las páginas citadas.
- Apelaciones/revisión: revisión judicial o apelaciones a través del sistema judicial; los plazos para apelar no están especificados en las páginas citadas.
- Defensas/discreción: pueden aplicarse exenciones, redacciones por información protegida o horarios de retención legítimos.
Solicitudes y formularios
La ciudad publica instrucciones de solicitudes de registros públicos y los formularios disponibles en la página de registros públicos del City Recorder; consulte esa página para el formulario oficial en línea o la dirección de envío.[3]
- Nombre del formulario: Solicitud de Registros Públicos (consulte la página de registros públicos del City Recorder para el formulario y el método de envío actual).
- Tarifas: consulte la página de registros públicos para las tarifas de copiado o procesamiento.
- Envío: formulario en línea o solicitudes enviadas por correo o entregadas en persona según las instrucciones del sitio de registros públicos de la ciudad.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién es el custodio oficial de los registros municipales de Portland?
- El City Recorder (función de Secretario de la Ciudad) es el custodio oficial y es responsable de mantener, certificar y proporcionar acceso a los registros de la ciudad.[1]
- ¿Cómo solicito registros públicos a la ciudad?
- Envíe una solicitud de registros públicos siguiendo las instrucciones y el formulario disponibles en la página de registros públicos del City Recorder.[3]
- ¿Dónde se publican los horarios de retención?
- Los horarios de retención y la orientación sobre la disposición de registros son publicados por el programa City Records en el sitio web de la ciudad.[2]
Cómo hacer
- Identifique los registros que necesita y revise las páginas de City Records para notas sobre retención y acceso.
- Complete el formulario de solicitud de registros públicos o redacte una solicitud por escrito que incluya fechas, temas y formatos solicitados.
- Envíe la solicitud mediante el formulario en línea, correo electrónico o la dirección postal que figura en la página de registros públicos del City Recorder.
- Pague las tarifas aplicables según las instrucciones y haga seguimiento de la respuesta de la ciudad; siga las instrucciones de apelación si se deniega el acceso.
Conclusiones clave
- El City Recorder es el custodio oficial de los registros municipales de Portland.
- Las solicitudes de registros públicos se tramitan a través de los procedimientos del City Recorder.
- Las sanciones específicas, montos de multas y plazos de apelación no están detallados en las páginas citadas y pueden requerir consulta de ordenanzas o ley estatal.