Informe de proveedores para equidad en contratos de Cleveland
En Cleveland, Ohio, las normas de equidad en contratos de la ciudad requieren que los proveedores y contratistas principales informen la participación, la subcontratación y la información de cumplimiento para que la ciudad pueda rastrear la participación de empresas minoritarias, de mujeres y desfavorecidas y hacer cumplir las prácticas de contratación equitativas. Esta guía explica quién debe informar, qué registros conservar, cómo enviar informes o presentar quejas y dónde encontrar normas y formularios oficiales para la contratación y los programas de igualdad de oportunidades de Cleveland. Use los pasos a continuación para preparar las presentaciones ante compras y oficinas de igualdad de oportunidades y para apelar o corregir registros de informes.
Quién debe informar
Los proveedores adjudicados con contratos de la ciudad y los contratistas principales que gestionan proyectos financiados por la ciudad normalmente deben proporcionar informes de participación de proveedores y registros de pago de subcontratistas a la oficina de adquisiciones o de igualdad de oportunidades de la ciudad. Los umbrales y los tipos de contratos aplicables se establecen en las normas de adquisición de la ciudad y en el código municipal; cuando esos umbrales o desencadenantes de presentación no están claramente indicados en la página del código de la ciudad, no están especificados en la página citada.Cleveland Municipal Code[1]
Registros requeridos y plazos
- Copia de adjudicación del contrato y subcontratos ejecutados, incluidos los alcances y las fechas de inicio/fin.
- Pruebas de pagos a subcontratistas y proveedores, como facturas y comprobantes de pago.
- Calendarios de informes periódicos o informes finales de cierre según lo requiera la agencia contratante.
Sanciones y aplicación
La aplicación de las obligaciones de informes de proveedores y equidad en contratos en Cleveland la realizan la oficina de adquisiciones de la ciudad junto con la Oficina de Igualdad de Oportunidades. El código municipal y las normas de adquisición regulan los remedios, pero las multas monetarias específicas, las cantidades de escalada y los plazos exactos de apelación no están completamente detallados en las páginas principales del código y, por lo tanto, no están especificados en la página citada.Office of Equal Opportunity[2]
- Multas y sanciones financieras: no especificadas en la página citada; consulte la oficina ejecutora para los calendarios vigentes.
- Escalada: los procedimientos para la primera, repetida y continua infracción se rigen por las normas de adquisición y los términos del contrato; los rangos específicos no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: retención de pagos, suspensión o terminación del contrato, inhabilitación para licitar en el futuro y requisitos para subsanar deficiencias de informes.
- Ejecutor y vía de denuncias: la Oficina de Igualdad de Oportunidades y Compras de la Ciudad reciben denuncias y documentación de cumplimiento; envíe denuncias o pruebas a la oficina ejecutora para su revisión.[2]
- Apelaciones y revisión: los procesos de apelación se tramitan conforme a las normas de adquisición o los procedimientos administrativos; los plazos específicos para presentar apelaciones no están especificados en la página citada.
- Defensas y discreción: las defensas permitidas incluyen cumplimiento demostrable, variaciones aprobadas o esfuerzos de buena fe documentados para cumplir las metas de subcontratación.
Solicitudes y formularios
La ciudad publica formularios de registro de proveedores, certificación e informes a través de sus oficinas de compras y de igualdad de oportunidades cuando corresponde. Los nombres específicos de formularios, números, tarifas y direcciones de presentación no están listados de forma uniforme en la página del código municipal; comuníquese con Compras de la Ciudad o la Oficina de Igualdad de Oportunidades para obtener los formularios actuales e instrucciones de envío.[2]
Pasos de acción
- Regístrese en Compras de la Ciudad y obtenga cualquier identificación de proveedor o certificación requerida antes de presentar ofertas.
- Mantenga registros organizados de subcontratos y pagos para cada contrato.
- Envíe los informes requeridos a la Oficina de Igualdad de Oportunidades o Compras dentro de los plazos del contrato; solicite extensiones por escrito si es necesario.
- Si se le impone una sanción, siga los pasos de apelación establecidos y conserve toda la correspondencia y evidencia de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
- ¿A quién contacto para presentar una queja por informes?
- Envíe quejas de informes o evidencia de incumplimiento a la Oficina de Igualdad de Oportunidades o Compras de la Ciudad; las oficinas revisan e investigan las quejas.
- ¿Existen formularios estandarizados de informe de proveedores?
- Los formularios estandarizados suelen ser emitidos por Compras o la Oficina de Igualdad de Oportunidades; comuníquese con esas oficinas para obtener los formularios actuales.
- ¿Qué ocurre si un contratista no informa los pagos a subcontratistas?
- Las consecuencias pueden incluir sanciones contractuales, retenciones o inhabilitación; las multas exactas y la escalada se detallan en las normas de adquisición o en los términos del contrato.
Cómo hacerlo
- Reúna la documentación del contrato, subcontratos y pagos para el proyecto correspondiente.
- Revise el contrato para conocer los plazos de informe y cualquier formulario o portal especificado.
- Complete los formularios de informe de proveedores o prepare un informe documentado con archivos adjuntos.
- Envíe el informe y los archivos adjuntos a Compras de la Ciudad y a la Oficina de Igualdad de Oportunidades y solicite confirmación de recepción.
- Si no está de acuerdo con una acción de ejecución, siga el proceso de apelación de adquisiciones y presente evidencia de apoyo dentro del plazo de apelación establecido.
Puntos clave
- Mantenga registros claros de subcontratos y pagos para cada contrato de la ciudad.
- Contacte a la Oficina de Igualdad de Oportunidades o Compras para obtener formularios y orientación de cumplimiento.
- Los informes oportunos y las solicitudes por escrito de extensión reducen el riesgo de medidas disciplinarias.
Ayuda y asistencia / Recursos
- Cleveland Municipal Code - Municode
- City of Cleveland - Office of Equal Opportunity
- City of Cleveland - Purchasing / Procurement