Acuerdos de servicios compartidos en Washington Heights
Washington Heights, Nueva York depende de acuerdos interinstitucionales y entre municipios—frecuentemente redactados como memorandos de entendimiento (MOU) o contratos de la ciudad—para asignar personal, equipos y costes de programas entre agencias y socios. Esta guía explica cómo funcionan generalmente esos acuerdos dentro del gobierno de la Ciudad de Nueva York, dónde encontrar orientación oficial sobre contratación de la Ciudad, y pasos prácticos para grupos comunitarios y oficinas locales que busquen o se vean afectados por servicios compartidos. Para estándares de contratación de la ciudad y procesos de adquisición consulte la guía de contratos del Department of Citywide Administrative Services (DCAS) DCAS Contracts[1].
Cómo se usan los acuerdos de servicios compartidos
Los acuerdos de servicios compartidos describen los servicios intercambiados, la asignación de costes, expectativas de rendimiento, intercambio de datos y responsabilidad, y la vía de aprobación dentro de las agencias de la ciudad. Se usan comúnmente para equipos de mantenimiento compartidos, flujos de trabajo conjuntos de permisos, flota o servicios tecnológicos compartidos y arreglos de personal temporal. Los acuerdos pueden ser entre agencias de la ciudad o entre la Ciudad y otro organismo público o socio sin fines de lucro.
Sanciones y aplicación
Las multas monetarias y los calendarios específicos de sanciones por incumplimiento de acuerdos de servicios compartidos normalmente se rigen por el contrato o MOU aplicable y por las normas de contratación de la ciudad; las cantidades específicas no están especificadas en las páginas citadas NYC Comptroller contracting[2]. Cuando un contrato incluye remedios, estos pueden incluir terminación por incumplimiento, retención de pagos, recuperación de pagos en exceso y reclamos por daños.
El tratamiento de escalación y reincidencia lo establece el acuerdo y las normas de contratación aplicables; la mayoría de los contratos de la ciudad permiten medidas para el primer incumplimiento y sanciones crecientes por incumplimiento continuado, pero los rangos exactos de escalación no están especificados en las páginas citadas. Las sanciones no monetarias comúnmente usadas incluyen avisos de subsanación por escrito, suspensión o terminación del acuerdo, inhabilitación para futuros contratos en casos graves, y remisión a procedimientos administrativos o judiciales.
- Organismo aplicador: la agencia contratante y la división legal de la agencia supervisan el cumplimiento y la acción de ejecución.
- Supervisión: el Comptroller de la Ciudad audita procesos de contratación y pagos; los remedios pueden identificarse en hallazgos de auditoría.
- Denuncias: las quejas sobre el desempeño del contrato normalmente se dirigen a la agencia que gestiona el contrato y pueden reportarse a través de 311 o el contacto de la agencia indicado en el acuerdo.
Solicitudes y formularios
No existe un formulario público único a nivel de ciudad para crear un acuerdo de servicios compartidos; la redacción normalmente sigue plantillas internas de la agencia y revisión legal. No se especifican formularios o portales de presentación específicos en las páginas citadas.
Elementos contractuales típicos
- Alcance de los servicios y responsabilidades.
- Asignación de costes, facturación y calendario de pagos.
- Plazo, renovación y cláusulas de terminación.
- Métricas de desempeño y requisitos de informe.
- Responsabilidad, indemnización y obligaciones de seguro.
Pasos de acción para oficinas comunitarias y agencias pequeñas
- Identificar la carencia de servicio y las agencias o socios potenciales.
- Contactar a la oficina de adquisiciones de la agencia controladora para solicitar plantillas de MOU y orientación.
- Solicitar revisión legal temprano y confirmar la autoridad presupuestaria y la fuente de financiación antes de firmar.
- Definir métricas de desempeño, cadencia de informes y pasos de resolución de disputas en el borrador.
FAQ
- ¿Qué es un acuerdo de servicios compartidos?
- Un acuerdo de servicios compartidos es un contrato o MOU que asigna servicios, costes y responsabilidades entre dos entidades públicas o entre una entidad pública y una organización socia.
- ¿Quién aplica el cumplimiento de estos acuerdos?
- La agencia contratante aplica el desempeño; el Comptroller de la Ciudad proporciona auditoría y funciones de supervisión y puede identificar problemas de pago o contratación.
- ¿Dónde puedo obtener una plantilla o presentar una queja?
- Las plantillas y procedimientos de queja son gestionados por la agencia contratante; para preguntas de contratación a nivel de ciudad consulte la guía de DCAS y para supervisión contacte al Comptroller o a 311.
How-To
- Identificar el servicio a compartir y la agencia o organización socia.
- Redactar un alcance de trabajo, asignación presupuestaria, plazo y requisitos de informes.
- Solicitar revisión legal y presupuestaria a la división legal y a la oficina presupuestaria de la agencia.
- Firmar por los funcionarios autorizados y registrar el acuerdo según la política de la agencia.
- Supervisar el desempeño, facturar y pagar según el acuerdo y documentar problemas para auditoría.
Puntos clave
- Los acuerdos de servicios compartidos son contractuales y requieren aprobación legal y presupuestaria.
- La aplicación se basa en remedios contractuales y supervisión del Comptroller; las multas específicas dependen del contrato.
- Contacte a la agencia contratante temprano para plantillas e instrucciones de presentación.