Reglas de retención de registros y privacidad - El Bronx

El Bronx, Nueva York, las agencias deben seguir los cronogramas oficiales de retencif3n de registros de la ciudad y las normas estatales de acceso, protegiendo a la vez los datos personales. Esta gueda explica cf3mo las oficinas locales programan, almacenan y eliminan registros; cf3mo el pfablico solicita registros; que9 departamentos municipales hacen cumplir las normas; y los pasos pre1cticos para el cumplimiento, apelaciones y denuncias de violaciones.

Registros, cronogramas de retencif3n y fundamentos de privacidad

Las agencias municipales en El Bronx usan los cronogramas oficiales de retencif3n y disposicif3n de registros de la Ciudad de Nueva York para determinar cue1nto tiempo se conservan distintos tipos de registros y cue1ndo pueden destruirse. Para el acceso pfablico, las agencias siguen el portal oficial de solicitudes de registros de la ciudad y la ley estatal aplicable. Consulte los cronogramas oficiales y el portal de solicitudes para los instrumentos y procedimientos de control. Cronogramas de retencif3n de registros^[1] y el portal de solicitudes pfablicas de la ciudad. Solicitud de registros pfablicos^[2]

• Las agencias clasifican los registros por serie y asignan peredodos de retencif3n segfan el cronograma de la ciudad.
• Los datos personales este1n protegidos por procedimientos municipales y normas estatales aplicables; la retencif3n especedfica depende del tipo de registro.
• Los peredodos de retencif3n varedan de temporales (meses) a permanentes; consulte el cronograma para cada serie.

Sanciones y aplicacif3n

La aplicacif3n de las obligaciones de retencif3n de registros y acceso pfablico en la Ciudad de Nueva York normalmente implica la supervisif3n administrativa del Department of Records and Information Services y procesos basados en quejas a trave9s de la oficina de registros y el portal OpenRecords. Las sanciones civiles o penales especedficas relacionadas con la destruccif3n indebida o la divulgacif3n ilegal de registros este1n regidas por los estatutos y normas de control que figuran en las pe1ginas oficiales citadas arriba.^[1][2]

• Multas monetarias: no especificado en la pe1gina citada.
• Escalada (primera/reincidencia/ofensas continuas): no especificado en la pe1gina citada.
• Sanciones no monetarias: ordenes administrativas, acciones correctivas obligatorias, ordenes de preservacif3n de registros y remisif3n a la aplicacif3n de la ley cuando corresponda.
• Organismo aplicador: Department of Records and Information Services (o agencia sucesora), y cuando surjan quejas de acceso pfablico, el proceso administrativo de OpenRecords y el Law Department de la ciudad pueden participar.^[1]
• Ruta de inspeccif3n y quejas: presente una solicitud de registros o una queja a trave9s del portal OpenRecords de la ciudad o contacte directamente a la agencia de registros.^[2]
• Apelaciones y revisif3n: las apelaciones o solicitudes de revisif3n se tramitan mediante el proceso administrativo de OpenRecords o presentando la peticif3n legal correspondiente; los plazos concretos de apelacif3n no este1n especificados en la pe1gina citada.
• Defensas y discrecif3n: las agencias pueden considerar exenciones, excusa razonable o variaciones de retencif3n aprobadas; los procedimientos formales de variacif3n, si existen, se describen en los cronogramas oficiales o en la orientacif3n de la agencia.

Solicitudes y formularios

Las solicitudes de registros pfablicos usan el portal OpenRecords de la ciudad; los formularios especedficos para variaciones del cronograma de retencif3n o aprobaciones internas de disposicif3n los mantiene el Department of Records and Information Services. Cuando se requiere un formulario con nombre o tarifa, se especifica en las pe1ginas oficiales de la agencia; si no se publica ningfan formulario, la agencia describe el me9todo de presentacif3n en su sitio.^[1][2]

• Portal de solicitudes: presente en lednea a trave9s del portal OpenRecords. Las tarifas, si las hay, se indican en el portal.
• Solicitudes de variacif3n del cronograma o retencif3n: consulte las pe1ginas del Department of Records para formularios e instrucciones.

Violaciones comunes y consecuencias tedpicas

• Destruccif3n no autorizada de registros: remediacif3n administrativa, posible remisif3n legal.
• Incumplimiento del cronograma de retencif3n: exigencia de recuperar o preservar registros; sanciones no especificadas en las pe1ginas citadas.
• Divulgacif3n indebida de datos personales: ordenes correctivas y remisif3n potencial a la aplicacif3n de la ley o asesoreda legal.

Pasos pre1cticos para agencias y residentes

• Agencias: consulte los cronogramas oficiales antes de cualquier destruccif3n; documente las aprobaciones.
• Pfablico: presente solicitudes de registros a trave9s del portal OpenRecords y conserve los recibos.
• Si se niega el acceso o faltan registros, presente una apelacif3n administrativa por el portal y recopile pruebas de respaldo.

FAQ

bfCf3mo solicito un registro pfablico a una agencia del Bronx?

Use el portal OpenRecords de la ciudad para enviar una solicitud; incluya la mayor cantidad de detalles posible y conserve el nfamero de confirmacif3n.^[2]

bfDf3nde encuentro el peredodo de retencif3n oficial para un registro especedfico?

Consulte los cronogramas oficiales de retencif3n y disposicif3n de registros de la Ciudad de Nueva York en la pe1gina del Department of Records; el cronograma lista las series y los peredodos de retencif3n.^[1]

bfQue9 hago si una agencia destruye o retiene registros indebidamente?

Presente una queja a trave9s del portal OpenRecords y considere una apelacif3n administrativa; para conductas potencialmente penales o brechas de datos, notifique al organismo competente y preserve evidencia.

How-To

1. Identifique el registro: describa tema, fechas y cualquier identificador conocido.
2. Busque en el cronograma de retencif3n para confirmar si el registro debe existir y su peredodo de retencif3n.^[1]
3. Envíe una solicitud a trave9s del portal OpenRecords y guarde el nfamero de confirmacif3n.^[2]
4. Si se le niega el acceso o faltan registros, presente una apelacif3n administrativa por el portal y recopile evidencias de respaldo.
5. Si sospecha destruccif3n ilegal o una brecha de privacidad, notifique al contacto de la agencia y considere asesoreda legal.

Conclusiones clave

• Siga los cronogramas oficiales de retencif3n para la eliminacif3n legal de registros.
• Use el portal OpenRecords para solicitudes y apelaciones.
• Preserve evidencia y documente todas las comunicaciones al impugnar negaciones o brechas.

Ayuda y recursos

• Department of Records and Information Services - sitio oficial
• Portal NYC OpenRecords
• Department of Information Technology and Telecommunications (DoITT) de NYC

1. [1] Department of Records and Information Services  Records Retention Schedules
2. [2] Portal de solicitudes pfablicas NYC OpenRecords