Divulgaci��n de conflictos de contratistas - Ley municipal de El Bronx

Esta gua guía explica las obligaciones de divulgación de conflictos que aplican a contratistas que trabajan en El Bronx, Nueva York. Resume quién debe divulgar conflictos, los pasos típicos para hacer una divulgación al licitar o ejecutar contratos con la Ciudad, dónde encontrar formularios oficiales y reglas de responsabilidad del proveedor, y cómo funcionan la aplicación y las apelaciones. El objetivo es práctico: qué hacer antes de la adjudicación, cómo reportar un posible conflicto durante la ejecución y cómo responder si comienza una acción de cumplimiento.

Resumen

Los contratistas y proveedores que hacen negocios con la Ciudad de Nueva York —incluidos proyectos y contratos ubicados en El Bronx— pueden estar obligados a divulgar conflictos de interés reales o potenciales, intereses financieros o relaciones que puedan afectar el desempeño imparcial. La Junta de Conflictos de Intereses de la Ciudad (COIB) y las oficinas de adquisición publican reglas y guías para contratistas y proveedores. Consulte la guía de COIB para contratistas sobre principios de conflicto y conductas prohibidas ^[1].

Proceso de divulgacin paso a paso

Siga estos pasos prcticos cuando identifique un conflicto potencial para un contrato de la Ciudad de Nueva York que afecte a El Bronx.

• Identifique el tipo de relacin o inters (empleado, consultor, familiar, participacin financiera) y el contrato o adquisicin afectada.
• Consulte la licitacin y los requisitos de responsabilidad del proveedor para preguntas de divulgacin y formularios requeridos; muchas licitaciones requieren declaraciones o cuestionarios de responsabilidad del proveedor ^[2].
• Prepare una divulgacin por escrito que describa la naturaleza del conflicto, fechas, partes y las medidas que propone para mitigar o evitar el conflicto.
• Envíe la divulgacin al oficial de contratos que figura en la licitacin, a la oficina de adquisiciones de la agencia y a COIB si el conflicto involucra servidores pblicos de la Ciudad o cuestiones de tica.
• Solicite una determinacin o aprobacin por escrito cuando la licitacin o la gua de COIB permita exenciones o medidas de mitigacin.
• Documente y conserve prueba de la presentacin, cualquier orientacin de la agencia recibida y las medidas de mitigacin adoptadas; agregue este registro a sus archivos de cumplimiento contractual.

Sanciones y aplicacin

La aplicacin puede involucrar varias oficinas de la ciudad. La Junta de Conflictos de Intereses (COIB) aplica las normas de conflictos de la ciudad para funcionarios y empleados y ofrece guas sobre contratistas cuando estn implicados empleados pblicos. Las oficinas de adquisiciones y contratacin (por ejemplo, la Mayor's Office of Contract Services y DCAS) gestionan sanciones a nivel contractual, hallazgos de responsabilidad del proveedor y la inhabilitacin.

• Multas monetarias: no especificado en la pgina citada ^[3].
• Remedios contractuales: retencin de pagos, terminacin por incumplimiento y compensacin de sumas adeudadas (montos no especificados en la pgina citada).
• Escalada: los hallazgos iniciales pueden dar lugar a acciones correctivas; violaciones repetidas o continuas pueden derivar en inhabilitacin o suspensin (rangos y sanciones no especificados en la pgina citada).
• Sanciones no monetarias: rdenes de cese de trabajo, terminacin de contrato, inhabilitacin para futuros contratos de la ciudad y remisiones para acciones civiles o penales cuando proceda.
• Autoridades y denuncias: COIB trata asuntos de tica que involucran servidores pblicos; las oficinas de adquisiciones y la Mayor's Office of Contract Services manejan hallazgos de responsabilidad del proveedor y remedios contractuales. Use los contactos de adquisiciones de la agencia o las pginas de denuncia de COIB para reportar preocupaciones ^{[1] [3]}.
• Apelaciones y revisiones: los hallazgos de responsabilidad del proveedor y las decisiones de inhabilitacin generalmente incluyen un proceso de revisin o protesta descrito por la agencia emisora; los plazos especficos para apelaciones no estn especificados en las pginas citadas.

Solicitudes y formularios

Muchas licitaciones requieren completar cuestionarios de responsabilidad del proveedor, formularios de divulgacin financiera o certificaciones relacionadas con la tica. Cuando se requiere un formulario especfico, las agencias lo nombran en la licitacin o en sus pginas de proveedores; consulte el contacto de adquisicin en la licitacin para el mtodo de presentacin y los plazos. Si no existe un formulario publicado para una pregunta de conflicto en particular, proporcione una divulgacin por escrito al oficial de contratacin y conserve evidencia de la presentacin.

Violaciones comunes

• No divulgar un inters financiero en un subcontratista o proveedor.
• Empleo o consultora por parte de un contratista de un empleado actual de la ciudad asignado a supervisar el contrato.
• Respuestas incompletas o falsas en cuestionarios de responsabilidad del proveedor.

FAQ

Los contratistas independientes deben divulgar relaciones con empleados de la ciudad?

S; las relaciones que creen o parezcan crear un conflicto deben divulgarse a la agencia contratante y, cuando corresponda, a la Junta de Conflictos de Intereses.

Dnde presento una divulgacin si un contrato ya est activo?

Presente una divulgacin por escrito al oficial de contratos que figura en su contrato y contacte a la oficina de adquisiciones de la agencia; si el asunto involucra tica de empleados de la ciudad, consulte la gua de COIB.

Puede un contratista ser inhabilitado por no divulgar un conflicto?

S; la falta de divulgacin puede dar lugar a hallazgos de responsabilidad del proveedor, terminacin del contrato y posible inhabilitacin dependiendo de la gravedad y las reglas de la agencia.

How-To

Cómo presentar una divulgación de conflicto de un contratista para un contrato de la Ciudad de Nueva York que afecte a El Bronx.

1. Identifique el conflicto: recopile nombres, fechas, nmeros de contrato y una descripcin concisa.
2. Verifique la licitacin y los formularios: consulte la licitacin y las pginas de proveedores de la agencia para los formularios o instrucciones; si no hay ninguno, prepare un memorando de divulgacin por escrito.
3. Envíe la divulgacin: enveela al oficial de contratos, a la oficina de adquisiciones y a COIB si los problemas de tica involucran a un servidor pblico de la ciudad.
4. Solicite orientacin por escrito: pida un plan de mitigacin por escrito; siga las medidas correctivas requeridas y conserve registros.

Puntos clave

• Divulgue temprano y por escrito para reducir la exposicin a sanciones.
• Siga las instrucciones de la licitacin para los cuestionarios de responsabilidad del proveedor y conserve la prueba de presentacin.

Ayuda y Recursos

• Conflicts of Interest Board - Contractors & Vendors
• Department of Citywide Administrative Services - Vendor Information
• Mayor's Office of Contract Services (MOCS)

1. [1] Conflicts of Interest Board - Contractors & Vendors
2. [2] Department of Citywide Administrative Services - Vendor Information
3. [3] Mayor's Office of Contract Services (MOCS)