Servicios compartidos intergubernamentales - Staten Island
Staten Island, Nueva York participa en servicios compartidos intergubernamentales que permiten a las agencias municipales, oficinas del borough y municipios cercanos compartir personal, equipos y contratos para reducir costos y mejorar la prestación de servicios. Esta guía explica cómo se estructuran típicamente los servicios compartidos en la Ciudad de Nueva York, qué oficinas supervisan los acuerdos, qué esperar en materia de adquisiciones y cumplimiento, y pasos prácticos para residentes de Staten Island, proveedores y personal municipal.
Cómo funcionan los servicios compartidos intergubernamentales
Los servicios compartidos pueden incluir compras cooperativas, personal conjunto, plataformas informáticas consolidadas y arreglos de ayuda mutua. Los acuerdos suelen documentarse mediante contratos escritos o memorandos de entendimiento que especifican el alcance, la duración, la asignación de costos y la responsabilidad. Para las compras cooperativas y los acuerdos interinstitucionales de la Ciudad de Nueva York, las oficinas de adquisiciones y administrativas de la ciudad gestionan la implementación y los estándares [1].
Participantes clave y funciones
- Agencia líder o departamento contratante (a menudo una agencia de la ciudad como DCAS para compras cooperativas).
- Municipios participantes u oficinas del borough (oficinas del borough de Staten Island, municipios vecinos u otras agencias de la ciudad).
- Asesoría jurídica y oficiales de adquisiciones que redactan el acuerdo y gestionan el cumplimiento.
- Contactos de financiación y facturación que administran la asignación de costos y la facturación.
Elementos típicos del acuerdo
- Alcance de los servicios y estándares de desempeño.
- Plazo, renovación y cláusulas de terminación.
- Asignación de costos, cronogramas de facturación y derechos de auditoría.
- Responsabilidad, indemnización y requisitos de seguro.
- Informes, inspección y métricas de desempeño.
Sanciones y cumplimiento
Las sanciones por incumplimiento o falta de cumplimiento de los acuerdos de servicios compartidos en la Ciudad de Nueva York varían según el contrato y la normativa aplicable. Las multas monetarias específicas para incumplimientos de servicios compartidos municipales suelen fijarse en el acuerdo que rige o en las normas de la agencia implementadora; cuando no se publican en la página de la agencia, los importes no están especificados en la página citada [1]. Las disposiciones de escalada y de infracciones continuas se determinan por los remedios contractuales o los procedimientos de adquisiciones y no están especificadas en la página citada [1].
- Cantidad de multas: no especificado en la página citada; regulado por el contrato o la regla de adquisición aplicable.
- Escalada: los incumplimientos iniciales, repetidos y continuos se tratan según los recursos contractuales y los procedimientos de adquisición.
- Sanciones no monetarias: órdenes correctivas, suspensión de la participación, terminación del contrato, retención de pagos y remisión a la ley municipal o acciones judiciales.
- Autoridad sancionadora: la agencia contratante principal y las oficinas de adquisiciones; para compras cooperativas de la Ciudad de Nueva York, el Departamento de Servicios Administrativos de la Ciudad supervisa el cumplimiento [1].
- Inspección y quejas: presente quejas a través de la agencia contratante, la oficina de cumplimiento de la agencia o NYC311 cuando corresponda.
- Apelaciones/revisiones: las vías de protesta y apelación siguen los procedimientos de protesta de proveedores de la agencia contratante o las cláusulas de resolución de disputas contractuales; los plazos específicos se establecen en el contrato o en las normas de adquisición y no están especificados en la página citada [1].
Solicitudes y formularios
Los formularios y métodos de presentación dependen del programa: la participación en compras cooperativas, memorandos de entendimiento interinstitucionales o solicitudes de subvención para incentivos de servicios compartidos tienen cada uno formularios distintos. Cuando no figura un formulario oficial en la página de la agencia referenciada, el formulario o proceso requerido no está especificado en la página citada [2]. Para las adquisiciones municipales y las compras cooperativas, los proveedores y las agencias suelen usar las plantillas contractuales estándar de la agencia contratante y los recursos de la Oficina del Alcalde para Servicios de Contratación.
Pasos de acción para funcionarios y proveedores de Staten Island
- Identifique la agencia líder que alojará el acuerdo y solicite el memorando de entendimiento o la plantilla de contrato.
- Revise las cláusulas de asignación de costos, seguro e indemnidad y obtenga revisión legal.
- Confirme los procedimientos de facturación y auditoría antes del inicio del servicio y documente cualquier contribución en especie.
- Si surge una disputa, siga el proceso de protesta o resolución de la agencia contratante y conserve la evidencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién gestiona los acuerdos de servicios compartidos que afectan a los residentes de Staten Island?
- La agencia contratante principal de la ciudad o la oficina del borough de Staten Island indicada en el acuerdo gestiona el desempeño y el cumplimiento; las preguntas de los proveedores suelen canalizarse a la oficina de adquisiciones de esa agencia.
- ¿Cómo presento una queja sobre un servicio compartido?
- Contacte a la oficina de cumplimiento o de adquisiciones de la agencia contratante; también puede presentar una queja a través de NYC311 si el problema afecta la prestación de servicios de la ciudad.
- ¿Existen formularios estándar para unirse a un contrato de compras cooperativas?
- Las plantillas estándar las emite la agencia contratante; cuando no se publica un formulario, contacte a la oficina de adquisiciones de la agencia para solicitar la documentación requerida.
Cómo hacerlo
- Identifique el servicio que desea compartir o adquirir mediante un arreglo cooperativo.
- Contacte a la agencia líder probable para solicitar el acuerdo modelo y los requisitos de elegibilidad.
- Negocie el alcance, la asignación de costos y la duración; obtenga revisiones legales y fiscales.
- Ejecute el memorando de entendimiento o el contrato con las firmas requeridas y los certificados de seguro.
- Supervise el desempeño, documente las facturas y siga el proceso de resolución de disputas del contrato si surgen problemas.
Puntos clave
- Los servicios compartidos reducen costos pero requieren contratos claros y contabilidad adecuada.
- Identifique la agencia contratante temprano para entender el cumplimiento y los formularios necesarios.
Ayuda y apoyo / Recursos
- NYC311 - Reporte problemas de servicio y solicite asistencia
- DCAS - Compras cooperativas y adquisiciones de la ciudad
- Mayor's Office of Contract Services - reglas de adquisiciones y recursos para proveedores