Reglas de conservación y eliminación de registros de Queens
En Queens, Nueva York, los departamentos municipales deben seguir las prácticas de conservación y eliminación de registros de la Ciudad de Nueva York para gestionar, preservar y eliminar legalmente los documentos municipales. Esta guía explica quién gestiona los registros, cómo funcionan los calendarios de conservación, el proceso para solicitar la eliminación y pasos prácticos que los departamentos y residentes deben seguir para cumplir y proteger los registros públicos.
Cómo funcionan la conservación y la eliminación
Las agencias municipales aplican un calendario de conservación que asigna períodos de retención e instrucciones finales de disposición a series de registros. El Departamento de Archivos e Información publica orientación y el proceso de disposición para los registros de la ciudad; consulte la página oficial de conservación y disposición para el calendario y las instrucciones actuales NYC Records - Retention & Disposition[1]. Las agencias, por lo general, deben inventariar los holdings, aplicar el calendario aprobado y presentar solicitudes de disposición cuando sea necesario.
Sanciones y aplicación
La aplicación y las sanciones por destrucción ilícita o manejo indebido de registros municipales se abordan en las normas de la ciudad y pueden implicar recursos administrativos o legales. Las cantidades específicas de las multas, los cronogramas de escalada y las sanciones estatutarias no se especifican en las páginas citadas del departamento de registros y deben confirmarse en los códigos aplicables o avisos de ejecución citados por la oficina encargada NYC Records - Records Management[2].
- Cantidad de multas: no especificado en la página citada.
- Escalada (primera/reincidente/continuada): no especificado en la página citada.
- Órgano encargado: Departamento de Archivos e Información (personal de gestión de registros) y otras oficinas municipales designadas para la ejecución.
- Sanciones no monetarias: órdenes administrativas, acciones judiciales, órdenes de preservación obligatoria o medidas cautelares y directivas correctivas; los remedios específicos no se especifican en la página citada.
- Vías de inspección y denuncia: envíe consultas y denuncias a través de los canales de contacto del Departamento de Archivos y siga las instrucciones del departamento para auditorías e inspecciones.
- Recursos/revisiones: no especificado en la página citada; consulte la guía del departamento o el código municipal aplicable para límites de tiempo y procedimientos de apelación.
Infracciones comunes y resultados típicos:
- Destrucción no autorizada de registros: posible acción administrativa o recurso legal; sanciones no especificadas en la página citada.
- Incumplimiento del calendario de conservación: órdenes correctivas y pasos de remediación requeridos.
- Inventario o etiquetado deficiente de registros: clasificación y auditorías de inventario requeridas.
Solicitudes y formularios
Las solicitudes de disposición y los formularios de gestión de registros son administrados por el Departamento de Archivos e Información; el departamento proporciona instrucciones y el proceso de disposición actual en sus páginas oficiales NYC Municipal Archives[3]. Si se requiere una autorización de disposición específica o una tarifa, la página del departamento indicará el nombre del formulario, dónde entregarlo y cualquier plazo. Si la página no enumera un formulario con nombre ni una tarifa, ese detalle no se especifica en la página citada.
Buenas prácticas y pasos de acción
- Crear y mantener un inventario de las series de registros mapeadas al calendario de conservación oficial.
- Documentar las fechas de inicio y fin de conservación y establecer recordatorios para los periodos de retención legales o por política.
- Antes de eliminar registros, presente la solicitud de disposición requerida o la autorización al Departamento de Archivos e Información.
- Si tiene dudas, comuníquese con el Departamento de Archivos para obtener orientación y confirmación oficial antes de la destrucción.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién gestiona los calendarios de conservación para los registros municipales de Queens?
- El Departamento de Archivos e Información de la Ciudad de Nueva York gestiona los calendarios de conservación a nivel de ciudad y la orientación de disposición para los registros en Queens y otras alcaldías.
- ¿Puede un departamento destruir registros por su cuenta?
- No. La destrucción debe seguir el calendario de conservación oficial y cualquier aprobación de disposición requerida por el Departamento de Archivos.
- ¿Dónde presento una solicitud de disposición?
- Las solicitudes de disposición y las preguntas relacionadas se presentan a través de los canales de contacto del Departamento de Archivos y las páginas web de conservación y disposición.
Cómo hacerlo
- Identifique la serie de registros y consulte el calendario de conservación oficial en la página de conservación del Departamento de Archivos.
- Determine si la serie es elegible para disposición o si requiere preservación o transferencia.
- Si se requiere disposición, siga las instrucciones del departamento y envíe la solicitud o el formulario requerido al Departamento de Archivos.
- Obtenga la autorización por escrito si el departamento requiere aprobación previa y, a continuación, programe la destrucción segura o la transferencia según la autorización.
Puntos clave
- Los calendarios de conservación son de aplicación en toda la ciudad para las agencias de Queens.
- No destruya registros sin seguir el proceso oficial de disposición.
- Contacte al Departamento de Archivos para formularios, autorizaciones y aclaraciones.
Ayuda y apoyo / Recursos
- Departamento de Archivos de NYC - Contacto
- Departamento de Edificios de NYC
- Presidencia del Borough de Queens