Requisitos de notificación sobre licencia local para empleadores en Queens
En Queens, Nueva York, los empleadores deben seguir las normas de la ciudad de Nueva York y del estado al notificar a los empleados sobre los derechos a licencias locales pagadas, licencias por enfermedad y licencias familiares. Esta guía explica la exhibición, la notificación por escrito, el mantenimiento de registros, las consideraciones multilingües y pasos prácticos que RRHH debe tomar para cumplir con los requisitos aplicables.
Requisitos de notificación para el empleador
Los empleadores que operan en Queens deben proporcionar un aviso escrito claro de los derechos de licencia al contratar y cuando las políticas cambien, exhibir los carteles obligatorios en el lugar de trabajo y conservar registros de acumulación y uso de licencias. Los requisitos específicos difieren según el programa (licencia por enfermedad pagada de NYC, Licencia Familiar Pagada del Estado de Nueva York); los empleadores deben mostrar los carteles oficiales y distribuir avisos por escrito a todos los empleados.
- Proporcione un aviso por escrito a cada nuevo contratado que explique la elegibilidad para la licencia, la acumulación y cómo solicitar la licencia.
- Coloque el aviso oficial en el lugar de trabajo donde se muestran otros carteles laborales y facilite el aviso electrónico para trabajadores remotos.
- Mantenga nóminas y registros de licencia por el período que exija la agencia encargada; consulte la orientación de la agencia para los plazos exactos de retención.
- Proporcione avisos y materiales en los idiomas que hablen los empleados cuando lo exijan las normas de la ciudad o cuando sea posible.
Para plantillas oficiales de exhibición y el texto del aviso de la ciudad, consulte la orientación de la Ciudad de Nueva York sobre licencia por enfermedad pagada y los requisitos de notificación. City of New York: DCWP paid sick leave[1]
Sanciones y aplicación
La aplicación de los requisitos de notificación y exhibición la realiza la agencia de la Ciudad designada para el programa (para la licencia por enfermedad pagada de NYC, el Department of Consumer and Worker Protection o su sucesor). Las multas civiles y los importes específicos por no colocar avisos o no proporcionar notificaciones están no especificados en la página citada y los empleadores deben revisar las páginas de aplicación de la agencia para los programas de sanciones vigentes.[1]
- Multas monetarias: no especificadas en la página citada; consulte la orientación de la agencia de aplicación.[1]
- Escalamiento: las agencias pueden emitir advertencias, exigir acciones correctivas y luego imponer sanciones civiles por violaciones repetidas o continuadas (los importes específicos de escalamiento no están especificados en la página citada).[1]
- Sanciones no monetarias: órdenes de exhibir avisos, acciones correctivas dirigidas, audiencias administrativas y posible ejecución judicial.
- Autoridad y denuncias: presente denuncias y solicite inspecciones a través de la agencia de la Ciudad responsable del programa; consulte la página de contacto oficial para los métodos de presentación.
Solicitudes y formularios
Para la exhibición y notificación, por lo general no existe una solicitud de permiso separada; los empleadores usan las plantillas de cartel y el texto de aviso proporcionados por la ciudad o el estado. Si existe un formulario específico para apelaciones o respuestas a denuncias, la agencia publicará ese formulario en sus páginas de aplicación. Cuando no se publique un formulario específico, el requisito se cumple proporcionando el aviso por escrito requerido y conservando los registros según lo indicado.[1]
Mantenimiento de registros y pasos prácticos de RRHH
- Elabore una política por escrito que describa la acumulación de licencia, los procedimientos de notificación y los requisitos de documentación.
- Entregue el aviso por escrito al contratar y cuando cambien las políticas, y guarde pruebas de la distribución.
- Capacite a los supervisores sobre cómo exhibir los avisos y responder a solicitudes y denuncias de empleados.
FAQ
- ¿Debo colocar un cartel municipal específico para la licencia por enfermedad pagada?
- Sí, los empleadores deben colocar el cartel oficial de la ciudad donde los empleados puedan verlo; consulte la página de la agencia municipal para la plantilla actual del cartel y las opciones de idioma.[1]
- ¿Cuándo debo entregar el aviso por escrito a los empleados?
- Entregue el aviso por escrito al contratar y siempre que las políticas de licencia cambien; proporcione orientación adicional por escrito sobre cómo los empleados pueden solicitar la licencia.
- ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de licencia?
- Los períodos de retención los establece la agencia encargada; si no se indican en la página de avisos, consulte la orientación de la agencia de aplicación o busque asesoría legal.
How-To
- Descargue el cartel oficial y el texto del aviso desde la página de la agencia municipal y añádalos a su carpeta de cumplimiento.
- Actualice su manual del empleado y los materiales de incorporación para incluir el aviso por escrito y los procesos de comprobante de recepción.
- Capacite a RRHH y supervisores para distribuir avisos al contratar y tras cambios de política, y registre las fechas de distribución.
- Establezca un flujo de trabajo de denuncias y apelaciones vinculado a la información de contacto de la agencia aplicable para respuestas oportunas.
Ayuda y recursos
- City of New York - Department of Consumer and Worker Protection (DCWP)
- New York State - Paid Family Leave
- City of New York - Department of Small Business Services