Requisitos de acuerdos de servicios compartidos - Ciudad de Nueva York
En la Ciudad de Nueva York, Nueva York, los acuerdos de servicios compartidos permiten que agencias o entidades públicas compartan personal, instalaciones o programas para reducir costos y mejorar la prestación. Estos acuerdos deben ajustarse al marco legal de la Ciudad y a los canales internos de aprobación, y a menudo requieren alcances claros, asignación de costos y documentación que demuestre el beneficio público. Las partes deben verificar la autoridad, la disponibilidad presupuestaria y cualquier política o directriz ejecutiva antes de iniciar los servicios.
Requisitos clave
Las disposiciones y la documentación típicas para un acuerdo de servicios compartidos en la Ciudad de Nueva York incluyen:
- Alcance definido de los servicios y duración.
- Método de asignación de costos, facturación y términos de pago.
- Conservación de registros, informes y métricas de desempeño.
- Fechas de inicio y finalización, condiciones de renovación y terminación.
- Seguros, indemnizaciones y asignación de responsabilidad.
- Autorización y aprobaciones requeridas por la Carta de la Ciudad o las normas de la agencia aplicable City Charter[1].
Gobernanza y vías de aprobación
Por lo general, las agencias requieren revisión legal interna, certificación presupuestaria y la aprobación de un funcionario autorizado. Las políticas y directrices de la ciudad pueden ser emitidas por la Office of Management and Budget u la agencia responsable; consulte la Office of Management and Budget para orientación y plantillas a nivel de la ciudad Office of Management and Budget[2].
Sanciones y cumplimiento
El cumplimiento por incumplimiento de la aprobación interna, las normas de contratación o los controles fiscales lo gestionan la agencia administradora, el Contralor de la Ciudad para auditorías y control de pagos, y puede implicar revisión por el Law Department. Las multas monetarias específicas por no seguir los procedimientos de aprobación de servicios compartidos no suelen listarse en una sola página pública de la ciudad y suelen abordarse mediante acciones disciplinarias o correctivas de la agencia; cuando existan multas numéricas se fijarán por la norma controladora o el documento contractual y por los procesos generales de contratación o administrativos según el caso.
- Montos de multas: no especificado en la página citada.
- Escalada: incumplimientos iniciales, repetidos y continuos se tratan según los procedimientos de la agencia o los recursos contractuales; no se especifican rangos en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes de cese, planes correctivos, suspensión de pagos, terminación del contrato o remisión a disciplina o procesamiento cuando se encuentre mala conducta.
- Organismos y auditorías: administración de la agencia responsable, auditorías del Contralor de la Ciudad y revisiones del Law Department; las quejas o auditorías pueden iniciarse a través de cada agencia o mediante 311 para información y remisiones.
- Recursos y apelaciones: las vías de apelación dependen de la agencia controladora o de las condiciones contractuales; los plazos se fijan por la norma o el contrato específico y no se especifican en la página citada.
Solicitudes y formularios
Muchos arreglos de servicios compartidos usan formularios estándar de autorización interna, certificaciones presupuestarias y plantillas contractuales mantenidas por la agencia participante u OMB. No hay un formulario público universal publicado para todos los acuerdos de servicios compartidos en las páginas citadas; las agencias publican sus propias plantillas e instrucciones.
Pasos de acción para agencias y socios
- Confirme la autoridad legal y obtenga revisión legal antes de ejecutar un acuerdo.
- Prepare cronogramas de asignación de costos y plantillas de informes vinculadas a métricas de desempeño.
- Obtenga certificación presupuestaria y cualquier autorización de contratación requerida antes del inicio del servicio.
- Registre las aprobaciones y archive el acuerdo según las políticas de retención de la agencia.
FAQ
- ¿Quién puede celebrar un acuerdo de servicios compartidos con una agencia de la Ciudad?
- Generalmente otras agencias de la Ciudad, autoridades públicas o socios externos aprobados sujetos a las normas de la agencia y a la autoridad legal; los detalles dependen de la agencia.
- ¿Se requieren normas de contratación competitiva?
- Depende de los servicios y de si se aplican umbrales de contratación o requisitos legales; revise las normas de contratación de la agencia correspondiente.
- ¿Dónde informo sobre un presunto uso indebido de un acuerdo de servicios compartidos?
- Contacte a la agencia responsable, al Contralor de la Ciudad para inquietudes de auditoría o llame al 311 para orientación sobre los canales oficiales de denuncia.
How-To
- Confirme la autoridad y identifique al funcionario aprobador responsable.
- Redacte el alcance, la asignación presupuestaria y las métricas de desempeño por escrito.
- Obtenga revisión legal y certificación presupuestaria del oficial financiero de la agencia.
- Ejecute con firmas autorizadas y archive el acuerdo ejecutado según las normas de la agencia.
Puntos clave
- Verifique la autoridad y el presupuesto antes de comenzar los servicios.
- Documente las asignaciones de costo y los informes para resistir auditorías.
Ayuda y recursos
- Office of Management and Budget - NYC
- City Charter (PDF) - City of New York
- Office of the Comptroller - NYC
- 311 - Servicios e información de la ciudad