Requisitos de registro de licencia por enfermedad en Manhattan, Nueva York
En Manhattan, Nueva York, los empleadores deben seguir las normas de licencia por enfermedad de la Ciudad de Nueva York que afectan pagos, registros y avisos a los empleados. Esta guía explica qué deben registrar los empleadores de Manhattan, cuánto tiempo deben conservar los registros, cómo presentarlos ante una inspección o queja y pasos prácticos para cumplir con la ley municipal y la orientación de la agencia. Resume las obligaciones del empleador, los canales de inspección y denuncia, y resultados habituales de cumplimiento para que empleadores y profesionales de RRHH preparen registros precisos de nómina y licencias.
Recordkeeping obligations
Los empleadores cubiertos por las normas de licencia por enfermedad pagada de la Ciudad de Nueva York deben mantener registros precisos que muestren acumulación y uso de tiempo por enfermedad, registros de nómina que respalden las horas trabajadas y las licencias pagadas tomadas, y avisos entregados a los empleados. Los empleadores deben conservar documentación que demuestre el derecho del empleado y el cumplimiento del empleador con los requisitos de publicación y aviso.[1]
- Nombre del empleado e información de contacto.
- Fechas y horas trabajadas por periodo de pago.
- Método de acumulación y saldos de acumulación.
- Fechas y horas de licencia por enfermedad pagada tomadas.
- Aviso publicado y cualquier acuse de recibo por escrito.
What to produce on inspection or complaint
Si hay una inspección o se presenta una queja, los empleadores deben poder proporcionar registros de nómina, tarjetas de tiempo, cronogramas de acumulación y copias del aviso requerido a los empleados. La agencia de la ciudad puede solicitar originales o copias durante una investigación; los empleadores deben estar preparados para presentar los registros de forma pronta y conservar copias para su propia defensa.[2]
- Registros de nómina que muestren salarios y pagos de licencia por enfermedad.
- Tarjetas de tiempo o registros electrónicos de tiempo.
- Prueba del aviso al empleado y cualquier acuse de recibo.
Retention and format
El periodo específico de retención exigido por la ciudad para los registros de licencia por enfermedad no está especificado en la página citada; los empleadores suelen conservar registros relacionados con nómina y licencias por varios años para cubrir requisitos estatales y federales y para responder a auditorías o reclamaciones. Cuando la ciudad solicite registros, preséntelos en el formato solicitado; las copias electrónicas escaneadas suelen aceptarse si están completas y legibles.[1]
Penalties & Enforcement
La aplicación de las obligaciones de licencia por enfermedad pagada de la Ciudad de Nueva York corresponde a la agencia municipal indicada en la orientación oficial, que maneja investigaciones, órdenes y sanciones. Los montos exactos de las multas y las escalaciones no están especificados en la página de orientación de la ciudad; cuando la guía enumera recursos puede incluir sanciones civiles, pago de salarios no pagados y órdenes para cesar conductas ilícitas. Los empleadores también pueden enfrentar reclamaciones separadas en tribunales o procedimientos administrativos.
- Multas monetarias - no especificado en la página citada.
- Reembolso de salarios por enfermedad no pagados más intereses - no especificado en la página citada.
- Órdenes administrativas para cumplir o restaurar derechos - autoridad de ejecución nombrada en la página citada.
- Quejas gestionadas a través del portal de quejas de la agencia de la ciudad o 311.
Applications & Forms
La ciudad publica un aviso obligatorio para el empleado sobre licencia por enfermedad pagada que los empleadores deben colocar y proporcionar a los empleados; consulte la página oficial de la ciudad para el PDF del aviso más reciente y cualquier guía para empleadores. La orientación no especifica un formulario de solicitud independiente para el registro: los empleadores conservan registros internos de nómina y licencias en lugar de presentar una solicitud separada ante la ciudad.[1]
Common violations
- No mantener registros adecuados de acumulación y uso de licencia por enfermedad.
- No proporcionar el aviso obligatorio al empleado.
- Negarse a presentar registros durante una inspección o investigación.
How-To
- Identifique qué empleados están cubiertos por las normas de licencia por enfermedad pagada de la Ciudad de Nueva York.
- Configure un método claro de acumulación y seguimiento en el software de nómina o RRHH.
- Coloque el aviso oficial de la ciudad y entréguelo a empleados actuales y nuevos.
- Conserve registros de nómina, tarjetas de tiempo, registros de acumulación y copias de avisos en sus archivos.
- Si es notificado de una investigación, proporcione los registros con prontitud y siga las instrucciones de presentación de la agencia.
Key Takeaways
- Mantenga registros claros de acumulación y uso vinculados a la nómina.
- Publique el aviso oficial de la ciudad y proporciónelo a los empleados.
- Utilice los canales de queja e investigación de la ciudad si surge una disputa.
Help and Support / Resources
- NYC 311 - Servicios e información de la ciudad
- Departamento de Protección al Consumidor y Trabajador de NYC - Contacto
- Licencia por enfermedad pagada de NYC - orientación y aviso oficial