Reglas de retención y eliminación de datos de la ciudad de Manhattan
En Manhattan, Nueva York, las agencias municipales siguen los calendarios oficiales de retención de registros y el marco de privacidad de la Ciudad para gestionar cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo deben eliminarse. Las agencias individuales deben observar los calendarios de retención publicados por el Departamento de Archivos y Servicios de Información de la Ciudad y la política de privacidad de la Ciudad para el manejo de datos personales[1][2].
Descripción general
La retención y eliminación de registros municipales en Manhattan se rige por los calendarios de retención oficiales de la Ciudad, que clasifican los registros por agencia y función y establecen períodos mínimos de retención y instrucciones de disposición. Las agencias deben documentar las acciones de retención y garantizar la eliminación segura cuando se autorice la disposición. Cuando existen retenciones legales, litigios o requisitos estatutarios, la retención puede extenderse más allá de los plazos del calendario; esas excepciones son documentadas por la agencia responsable o el asesor legal.
Sanciones y aplicación
La aplicación la maneja el Departamento de Archivos y Servicios de Información de la Ciudad (DORIS) y la agencia que custodia los registros; otra supervisión puede provenir de la Oficina del Alcalde o del asesor legal de la ciudad según el asunto. Las multas monetarias específicas por no seguir las instrucciones de retención o eliminación no se especifican en las páginas citadas; los recursos a menudo se centran en órdenes de preservación o restauración de registros, direcciones administrativas o remisión a la aplicación de la ley o a los tribunales cuando se alega conducta indebida[1].
- Multas: no especificadas en la página citada; no se detallan sanciones económicas en la página del calendario de retención.
- Escalamiento: por lo general las agencias reciben instrucciones y luego órdenes administrativas; los rangos para reincidencia o infracciones continuas no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes de preservación, directivas administrativas, medidas cautelares, acciones judiciales y posible remisión penal cuando la destrucción intencional viola otras leyes.
- Aplicador y vía de denuncia: DORIS y el oficial de registros de la agencia gestionan el cumplimiento y las quejas; los datos de contacto se publican en las páginas de la Ciudad.
- Apelaciones/revisión: revisión administrativa o recursos judiciales cuando proceda; los plazos específicos de apelación no están especificados en las páginas citadas.
Solicitudes y formularios
La Ciudad publica calendarios de retención y orientación, pero no publica un formulario universal de permiso de eliminación en la página de retención citada; las agencias normalmente siguen procedimientos internos de disposición y pueden contactar a DORIS para la autorización o orientación de disposición. Para formularios específicos o procedimientos de autorización de disposición, comuníquese con DORIS o con el oficial de registros de la agencia directamente[1].
Pasos prácticos de cumplimiento
- Inventariar los registros y clasificarlos según las categorías del calendario de retención de la Ciudad.
- Documentar períodos de retención y retenciones legales; no elimine mientras exista una retención.
- Establecer y publicar procedimientos de agencia para la eliminación y disposición segura.
- Contactar a DORIS para orientación o para reportar presunta falta de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo conserva la Ciudad los registros municipales?
- El calendario de retención clasifica los registros por tipo y establece períodos mínimos de retención; las duraciones exactas varían según la serie de registros y figuran en la página de calendarios de retención de la Ciudad.[1]
- ¿Puedo solicitar la eliminación de mis datos personales que posee una agencia de la Ciudad?
- Las solicitudes de eliminación o corrección de datos personales siguen la política de privacidad de la Ciudad; la eliminación puede estar limitada por obligaciones legales, leyes de registros públicos o calendarios de retención.[2]
- ¿Quién aplica las reglas de retención y eliminación?
- DORIS y la agencia que custodia los registros supervisan el cumplimiento; las violaciones graves pueden remitirse a la Oficina del Alcalde o a los tribunales. Contacte a DORIS para quejas o orientación.
Cómo hacer
- Identifique la serie de registros y la entrada aplicable del calendario de retención para el registro en cuestión.
- Reúna evidencia de la supuesta eliminación prematura o retención indebida (fechas, copias, correspondencia).
- Contacte al oficial de registros de la agencia para solicitar aclaración o remediación.
- Si no se resuelve, presente una queja a DORIS con la documentación y solicite revisión de la disposición.
- Considere buscar reparación judicial si las vías administrativas no resuelven la destrucción ilegal o la retención indebida de registros.
Puntos clave
- Siga los calendarios de retención de la Ciudad antes de disponer cualquier registro municipal.
- Contacte a DORIS o al oficial de registros de la agencia para autorización de disposición o quejas.
Ayuda y soporte / Recursos
- Calendarios de retención de registros - Departamento de Archivos y Servicios de Información
- Contacto de DORIS e información del oficial de registros de la agencia
- Oficina del Alcalde de Análisis de Datos - gobernanza de datos
- NYC Open Data