FOIL, registros públicos y privacidad - Gravesend NY

Esta guía explica cómo se aplican la Ley de Libertad de Información (FOIL), la conservación de registros y la privacidad a los registros públicos de Gravesend, Nueva York, un barrio dentro de la ciudad de Nueva York. Indica qué agencias oficiales establecen los programas de conservación, cómo presentar una solicitud de registros, qué esperar en la práctica y dónde apelar. Los procedimientos aquí apuntan a la FOIL del estado de Nueva York y a las autoridades de archivos de la ciudad de Nueva York para que pueda enviar solicitudes o quejas a la oficina correcta y conservar los plazos o pruebas necesarias.

Qué cubre FOIL en Gravesend

FOIL es un estatuto del estado de Nueva York que regula el acceso a los registros gubernamentales; en la ciudad de Nueva York las agencias municipales son los custodios de los registros para barrios como Gravesend. Para los procedimientos de la agencia de la ciudad y la gestión de registros, consulte el Departamento de Registros y Servicios de Información (DORIS). La Ley de Oficiales Públicos de Nueva York §84 y sig.^[1] proporciona el marco estatutario para las solicitudes FOIL y las exenciones, y DORIS ofrece orientación operativa específica de la ciudad. Orientación FOIL de NYC Records^[2]

Conservación de registros y privacidad

Los programas de conservación determinan cuánto tiempo las agencias deben conservar los registros y cuándo pueden destruirlos. Los programas locales de conservación y disposición aprobados por los Archivos del Estado de Nueva York regulan muchas series de registros municipales; consulte los programas oficiales de conservación antes de asumir que un registro aún se conserva. Programas del Estado de Nueva York^[3]

Tipos comunes de registros y notas sobre conservación

• Registros administrativos y de personal: los periodos de conservación varían por serie y pueden contener datos sensibles de privacidad.
• Registros de inspección, construcción y permisos: consulte las tablas municipales de conservación antes de solicitar originales.
• Registros policiales e incidentes: algunas partes pueden estar exentas de divulgación en virtud de la ley estatal.

Sanciones y ejecución

FOIL en sí ofrece remedios judiciales cuando las agencias niegan indebidamente los registros, pero las multas civiles específicas por denegaciones rutinarias de FOIL no suelen figurar en las páginas de orientación municipal. Consulte el estatuto oficial y la orientación de la agencia para las opciones de ejecución y remedios.

• Multas o daños monetarios por violaciones de FOIL: no especificado en las páginas citadas.
• Remedios judiciales: se pueden ordenar a las agencias que produzcan registros o enfrentarse a desacato; los procedimientos y plazos específicos se describen en el estatuto y la orientación de la agencia.
• Sanciones no monetarias: órdenes de producción, medidas cautelares u otras acciones judiciales pueden estar disponibles.
• Ejecutor / contacto: el custodio de registros o el oficial de acceso a registros de la agencia gestiona las solicitudes y las apelaciones iniciales; la ejecución de conservación la supervisa la oficina de registros de la ciudad y, para las aprobaciones de disposición, los Archivos del Estado de Nueva York.
• Apelaciones y plazos: las rutas de apelación de la agencia y las vías de apelación estatutarias se establecen en FOIL y en los procedimientos FOIL de la agencia; fechas límite específicas están disponibles en el estatuto y las páginas de la agencia.

Solicitudes y formularios

Muchas agencias de NYC aceptan solicitudes FOIL por escrito por correo electrónico, formulario web o correo; algunas agencias publican un formulario específico, mientras que otras aceptan cualquier solicitud por escrito que describa razonablemente los registros solicitados. Si la agencia publica un formulario, utilícelo; de lo contrario, envíe una solicitud por escrito clara al oficial de acceso a registros de la agencia según se describe en la página FOIL de la agencia.

Cómo

Pasos de acción para solicitar o apelar registros en Gravesend a continuación.

1. Identifique la agencia que posee probablemente el registro (por ejemplo, Departamento de Edificios de NYC para permisos).
2. Prepare una solicitud FOIL escrita breve describiendo los registros y el formato deseado.
3. Envíe la solicitud al oficial de acceso a registros de la agencia por el canal oficial y guarde la prueba de envío.
4. Si se niega, presente la apelación de la agencia según su página FOIL y considere buscar revisión judicial o asesoría del Committee on Open Government.
5. Pague las tasas de reproducción si se cobran, o solicite una exención de tasas si cumple los requisitos de la agencia.

Puntos clave

• FOIL es ley estatal; las agencias de NYC gestionan las solicitudes locales de Gravesend.
• Consulte los programas de conservación antes de asumir que un registro aún existe.
• Use las rutas de apelación de la agencia y los remedios estatutarios si le niegan el acceso.

Ayuda y recursos

• NYC Department of Records and Information Services - FOIL guidance
• New York State Archives - retention schedules
• NYC 311 - nonemergency city services and complaints

1. [1] New York Public Officers Law §84 et seq.
2. [2] NYC Department of Records - FOIL guidance
3. [3] New York State Archives - retention schedules