Reglas de conservaci�f3n de registros y privacidad en East New York

Los residentes y las agencias locales de East New York, Nueva York deben seguir las normas de la Ciudad de Nueva York sobre conservacif3n de registros y las excepciones de privacidad reconocidas al responder solicitudes de expedientes y gestionar archivos municipales. Esta gueda explica cf3mo funcionan los calendarios municipales de retencif3n localmente, cf3mo se aplican las excepciones y exenciones de privacidad, y df3nde presentar quejas o apelaciones. Para los calendarios oficiales de retencif3n consulte la pe1gina del Departamento de Registros e Servicios de Informacif3n de NYC sobre calendarios de retencif3n Records retention schedules^[1]. Para las normas de acceso pfablico y apelacif3n vea la gueda FOIA/FOIL de la ciudad FOIA/FOIL guidance^[2]. La gueda estatal sobre libertad de informacif3n este1 disponible en el Committee on Open Government del Estado de Nueva York State FOIL guidance^[3].

Conceptos be1sicos sobre retencif3n de registros

Las agencias municipales siguen calendarios de retencif3n que asignan periodos mednimos de retencif3n e instrucciones de disposicif3n para categoredas de registros. Los calendarios determinan cue1ndo los registros deben destruirse, transferirse a archivos o conservarse por razones legales o administrativas. En la pre1ctica, la retencif3n depende del tipo de registro (personal, financiero, uso de suelo, expedientes de permisos) y de cualquier litigio, auditoreda o investigacif3n en curso que suspenda el peredodo de retencif3n.

Sanciones y aplicacif3n

La aplicacif3n de las normas de retencif3n y las divulgaciones indebidas implica ordenes administrativas, posibles acciones civiles y, en algunas circunstancias, remisiones al Departamento de Derecho o a la Inspectoreda General. Las multas monetarias y sanciones diarias especificas por incumplimiento no figuran en la pe1gina oficial del calendario de retencif3n y, por tanto, no este1n especificadas en la pe1gina citada.^[1]

• Ente aplicador: Departamento de Registros y Servicios de Informacif3n de NYC (DORIS) y el Departamento de Derecho de NYC; las quejas y consultas sobre pre1cticas de registros se tramitan mediante los procedimientos de DORIS y revisif3n legal.
• Inspeccif3n y quejas: presente solicitudes o quejas a trave9s de los canales pfablicos de DORIS o las rutas de apelacif3n FOIA/FOIL.
• Apelaciones: las rutas de apelacif3n administrativa por denegaciones de acceso siguen la gueda FOIA de la ciudad; los plazos para presentar apelaciones no este1n especificados en la pe1gina de la gueda FOIA.^[2]
• Multas y escalamiento: la pe1gina oficial del calendario de retencif3n no especifica montos fijos de multas, bandas de escalamiento para infracciones iniciales o repetidas, o tarifas por deda; esos valores no este1n especificados en la pe1gina citada.^[1]
• Sanciones no monetarias: las remediaciones comunes incluyen ordenes de preservacif3n o devolucif3n de registros, medidas cautelares judiciales o litigio civil por parte de las personas afectadas.

Solicitudes y formularios

Las solicitudes para inspeccionar u obtener copias de registros pfablicos suelen presentarse como solicitudes FOIL/FOIA a trave9s del portal de acceso a registros de la ciudad. No se publican formularios especedficos de DORIS para cambios de retencif3n o solicitudes de disposicif3n especial en la pe1gina de calendarios de retencif3n y, por tanto, no este1n especificados en la pe1gina citada.^[1]

Violaciones comunes y consecuencias habituales

• Destruccif3n no autorizada de registros durante una retencif3n por litigio: posible orden judicial para restaurar o sanciones.
• Divulgacif3n indebida de datos personales protegidos: accif3n administrativa correctiva y riesgo legal.
• No seguir el calendario de retencif3n para expedientes de permisos o uso de suelo: notifica-cif3n administrativa y requisito de retencif3n remedial.

Preguntas frecuentes

bfCue1nto tiempo deben conservar las agencias los diferentes tipos de registros municipales?

Los periodos de retencif3n varedan segfan la categoreda de registro; los calendarios oficiales de retencif3n de NYC enumeran las categoredas y los plazos mednimos de retencif3n. Consulte el calendario de retencif3n para el tipo de registro especedfico.

bfCue1ndo impiden las excepciones de privacidad la divulgacif3n?

Las excepciones de privacidad se aplican cuando los registros contienen datos personales exentos, informacif3n de aplicacif3n de la ley u otras categoredas protegidas. Las agencias citan la exencif3n aplicable al negar el acceso y deben seguir los procedimientos FOIA/FOIL de la ciudad para la revisif3n.

bfCf3mo apelo una denegacif3n de una solicitud de registros?

Siga las instrucciones de apelacif3n FOIA/FOIL publicadas por la ciudad para la revisif3n administrativa y, si es necesario, la revisif3n judicial; consulte la gueda FOIA citada para los pasos procedimentales.

Cf3mo hacer

1. Identifique la categoreda de registro y consulte el calendario de retencif3n de NYC para confirmar si el registro se conserva o es elegible para disposicif3n.
2. Presente una solicitud de acceso a registros a trave9s del portal FOIA/FOIL de la ciudad o el contacto de la agencia que figura en la pe1gina del calendario de retencif3n.
3. Si se le niega, presente una apelacif3n administrativa segfan la gueda FOIA de la ciudad y conserve registros escritos de la correspondencia.
4. Si no se resuelve, considere contactar al Departamento de Derecho de NYC o buscar revisif3n judicial; consulte a un abogado para conocer los derechos y recursos.

Conclusiones clave

• Consulte el calendario oficial de retencif3n de NYC antes de desechar registros.
• Las excepciones de privacidad pueden limitar legalmente la divulgacif3n; las agencias deben citar la exencif3n.

Ayuda y recursos

• Departamento de Registros y Servicios de Informacif3n de NYC (DORIS)
• NYC 311 (presentar quejas o consultar sobre registros de agencia)
• Departamento de Derecho de NYC

1. [1] Records retention schedules - NYC Department of Records and Information Services
2. [2] FOIA/FOIL guidance - NYC Department of Records and Information Services
3. [3] State FOIL guidance - NYS Committee on Open Government