Reglas de retención de registros y privacidad de Durham

Durham, Carolina del Norte, las agencias municipales deben seguir prácticas publicadas de retención de registros y privacidad que rigen la creación, el almacenamiento, el acceso y la eliminación legal de los registros municipales. Esta guía resume cómo la Ciudad de Durham organiza la gestión de registros, cómo se manejan las solicitudes de acceso público, qué departamentos aplican las normas de retención y privacidad, y pasos prácticos para el personal y el público para solicitar, apelar o denunciar problemas.

Alcance y qué se considera un registro

Los registros municipales de Durham incluyen correos electrónicos, archivos administrativos, permisos, informes de inspección, mapas, audio/video y actas oficiales. Los registros creados o recibidos en el curso de los negocios de la ciudad están sujetos al programa de retención de la ciudad y a la ley estatal de registros públicos cuando la política municipal lo remite. Para el programa de retención de la ciudad y las normas administrativas, consulte las páginas de Gestión de Registros de Durham City Records Management^[1] y el código municipal consolidado donde se codifican las políticas Durham Municipal Code^[2].

Programas de retención y consideraciones de privacidad

• Los periodos de retención varían según el tipo de registro; consulte el programa de retención oficial disponible en Gestión de Registros.
  Los periodos de retención difieren según el tipo de registro y están establecidos en el programa de la ciudad.
• Los datos personales y la privacidad se manejan según los procedimientos de la ciudad y la ley estatal aplicable; el material exento o redactado se identifica conforme a las normas legales.
• En caso de duda, trate un documento como registro público y consulte a Gestión de Registros o la Secretaría de la Ciudad.

Sanciones y aplicación

La aplicación de las obligaciones de retención y privacidad en Durham la realizan la Secretaría de la Ciudad/Gestión de Registros y los supervisores departamentales; cuando la política municipal remite a las leyes estatales de registros públicos, también pueden aplicar mecanismos estatales. Las multas monetarias específicas, sanciones civiles o penales por manejo indebido de registros no están especificadas en las páginas municipales citadas y deben confirmarse con las autoridades citadas a continuación.

• Aplicadores: Secretaría de la Ciudad, personal de Gestión de Registros, directores departamentales y asesoría legal; las quejas pueden presentarse ante la Secretaría de la Ciudad o mediante las páginas de contacto de Gestión de Registros.
• Cantidad de multas: no especificado en la página citada.
• Escalamiento: primeras, repetidas y continuas infracciones no especificadas en la página citada; consulte Gestión de Registros o el código municipal para reglas disciplinarias.
• Sanciones no monetarias: órdenes de preservar o restaurar registros, disciplina administrativa, medidas cautelares judiciales u órdenes para producir/redactar registros.
• Vías de inspección y queja: presente solicitudes de registros públicos o quejas a través de la Secretaría de la Ciudad o las páginas de contacto de Gestión de Registros.
• Apelación y revisión: las apelaciones o impugnaciones legales suelen seguir revisión administrativa y, si es necesario, la vía judicial estatal; los límites de tiempo específicos para apelaciones no están especificados en las páginas municipales citadas.
• Defensas y discreción: defensas habituales incluyen exenciones estatutarias, privilegios legales pendientes o programas de retención/aprobaciones autorizadas para destrucción según Gestión de Registros.

Violaciones comunes y resultados típicos:

• Destrucción no autorizada de registros — resultado: disciplina administrativa; sanciones específicas no especificadas en la página citada.
• Fallo en producir registros solicitados — resultado: orden administrativa o acción judicial; multas monetarias no especificadas en la página citada.
• Divulgación indebida de datos privados — resultado: órdenes correctivas y posibles medidas disciplinarias; sanciones precisas no especificadas en la página citada.

Solicitudes y formularios

Las solicitudes de registros públicos y los formularios son gestionados por la Secretaría de la Ciudad y la oficina de Gestión de Registros. La ciudad proporciona una solicitud en línea y orientación a través de su página de Gestión de Registros; los nombres de formularios, números, tarifas y plazos estatutarios están disponibles en esa página y en el código municipal cuando se hacen referencias. Si no se publica un formulario o tarifa en particular, la página de la ciudad indica cómo contactar a Gestión de Registros para instrucciones de presentación.

Cómo hacerlo

1. Identifique los registros que necesita y los rangos de fechas relevantes.
2. Envíe una solicitud de registros públicos mediante el formulario en línea o por correo electrónico según lo indicado en la página de Gestión de Registros.
   Use descripciones y rangos de fechas precisos para acelerar el trámite.
3. Pague las tasas aplicables si las hubiera; los detalles de tarifas se listan en la página de la ciudad o se proporcionan tras la revisión de la solicitud.
4. Si la solicitud es denegada, solicite una denegación por escrito y siga los pasos de apelación que describe Gestión de Registros o consulte las referencias del código municipal.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo conserva la Ciudad de Durham los correos electrónicos y otros registros electrónicos?

El periodo de retención depende de la serie de registros definida en el programa de retención de la ciudad; los plazos específicos figuran en el programa de retención oficial en la página de Gestión de Registros.^[1]

¿Cómo presento una solicitud de registros públicos?

Presente a través del formulario en línea de la Secretaría de la Ciudad/Gestión de Registros o contactando a la Secretaría de la Ciudad según lo indicado en la página de Gestión de Registros.^[1]

¿Qué sucede si la ciudad se niega a divulgar un registro?

Solicite una denegación por escrito con la base legal; puede apelar administrativamente o buscar revisión judicial. Los plazos específicos de apelación no están especificados en las páginas municipales citadas.

Puntos clave

• Consulte el programa de retención de la Ciudad de Durham antes de eliminar cualquier registro municipal.
• Presente solicitudes de registros públicos a través de Gestión de Registros para obtener el trámite más rápido.

Ayuda y apoyo / Recursos

• City of Durham - Records Management
• City of Durham - City Clerk
• Durham Municipal Code (publicador oficial)

1. [1] City of Durham - Records Management
2. [2] Durham Municipal Code - Municode