Guía de acción afirmativa para contratistas - Charlotte NC
En Charlotte, Carolina del Norte, los contratistas que licitan o ejecutan contratos municipales deben cumplir con expectativas de acción afirmativa y no discriminación vinculadas a la contratación pública y a los programas locales de equidad. Esta guía resume pasos prácticos que los contratistas deben dar para preparar políticas, registrarse en programas de la ciudad, documentar prácticas laborales y responder a revisiones de cumplimiento para mantener la elegibilidad en oportunidades de contratación de la Ciudad de Charlotte.
Qué aplica a los contratistas
Los requisitos suelen aplicarse a empresas que buscan o tienen contratos con la Ciudad de Charlotte y a los subcontratistas que realizan trabajos en proyectos municipales. Los contratistas deben verificar las cláusulas del contrato, los documentos de licitación y las normas del programa que hacen referencia a la no discriminación, el alcance de la fuerza laboral o las medidas de igualdad de oportunidades comerciales.
Pasos prácticos para el cumplimiento
- Adoptar una política escrita de no discriminación y acción afirmativa y conservarla para revisiones de contratación.
- Documentar prácticas de contratación, reclutamiento y formación; conservar registros de nómina y de alcance durante los periodos de auditoría.
- Registrarse en el portal de proveedores de la Ciudad y en cualquier sistema de certificación EBO o de proveedores que la ciudad requiera.
- Cumplir con los plazos de informes incluidos en los contratos y responder puntualmente a las solicitudes de información.
- Incluir planes de alcance a subcontratistas y esfuerzos de buena fe para solicitar proveedores diversos cuando lo exijan las especificaciones del contrato.
Sanciones y cumplimiento
La aplicación suele gestionarse a través de los Servicios de Adquisiciones de la Ciudad de Charlotte y oficinas relacionadas que supervisan el cumplimiento contractual. Los montos de multas y sanciones diarias no están especificados en las páginas de adquisiciones citadas para obligaciones generales de acción afirmativa; los contratistas deben consultar las cláusulas del contrato y el personal de adquisiciones para conocer sanciones monetarias y remedios[1]. Las sanciones administrativas pueden incluir retención de pagos, terminación del contrato, inhabilitación o suspensión para futuras contrataciones y remisión a acciones legales. Las medidas no monetarias como órdenes de cumplimiento, planes correctivos obligatorios o informes adicionales son de uso común.
- Organismo aplicador: Servicios de Adquisiciones de la Ciudad de Charlotte y la Oficina de Oportunidades Comerciales u oficina de cumplimiento equivalente; contacte a adquisiciones para inspecciones y denuncias[1] y a la Oficina de Oportunidades Comerciales para asuntos de programas de equidad[2].
- Montos de multas: no especificado en la página citada; consulte las cláusulas contractuales o los avisos de adquisiciones para cifras y tarifas.
- Escalamiento: los rangos para infracciones iniciales, repetidas o continuas no están especificados en las páginas de adquisiciones; el escalamiento suele figurar en los remedios contractuales o en las normas de adquisiciones.
- Apelaciones y revisiones: las rutas de apelación y los plazos se establecen en las normas de adquisiciones o en el contrato; cuando no estén publicados en la página del programa, solicite a Servicios de Adquisiciones el procedimiento formal de apelación y los plazos para presentar recursos.
Solicitudes y formularios
La Ciudad mantiene el registro de proveedores y formularios específicos del programa para certificaciones y licitaciones; los nombres, números de formulario, tasas y métodos de envío varían según el programa y no están listados de forma integral en la página citada: los contratistas deben consultar con Servicios de Adquisiciones o la Oficina de Oportunidades Comerciales para obtener los formularios y portales vigentes[1][2].
Cómo preparar registros y respuestas
- Crear un expediente de cumplimiento con la política de no discriminación, registros de reclutamiento, capturas de nómina y registros de alcance.
- Fijar plazos internos antes de las fechas de informe del contrato para asegurar envíos puntuales.
- Designar un contacto de cumplimiento para atender consultas de adquisiciones y servir de enlace con los auditores de la ciudad.
Preguntas frecuentes
- ¿Todos los contratos de la ciudad requieren planes de acción afirmativa?
- No todos los contratos requieren planes formales; los requisitos dependen del tamaño del contrato, la fuente de financiamiento y los términos específicos de la licitación: revise los documentos de la oferta y consulte con Servicios de Adquisiciones para confirmarlo.
- ¿Qué hago si no estoy de acuerdo con un hallazgo de cumplimiento?
- Puede utilizar los procedimientos de apelación o protesta previstos en las normas de adquisiciones o en el contrato; existen plazos que deben solicitarse a Servicios de Adquisiciones lo antes posible.
- ¿Hay tarifas para registrarse como proveedor de la ciudad o para la certificación EBO?
- El registro suele ser gratuito, pero algunas certificaciones o verificaciones externas pueden tener tarifas; consulte con la Oficina de Oportunidades Comerciales para detalles del programa.
Cómo hacerlo
- Revise la licitación y las cláusulas del contrato respecto a requisitos de acción afirmativa o EBO.
- Prepare o actualice una política escrita de no discriminación y acción afirmativa.
- Recolecte y organice registros de respaldo: nóminas, reclutamiento, outreach y solicitudes a subcontratistas.
- Regístrese en el portal de proveedores de la Ciudad y solicite las certificaciones EBO o de proveedor requeridas.
- Si recibe una revisión de cumplimiento, responda dentro del plazo, entregue los registros solicitados y proponga acciones correctivas si procede.
- Si enfrenta sanciones, siga el proceso de apelación de adquisiciones y busque asesoría legal o de cumplimiento oportuna.
Puntos clave
- Planifique el cumplimiento antes de presentar ofertas para evitar retrasos y sanciones.
- Mantenga registros organizados y un contacto de cumplimiento nombrado.
- Contacte a Servicios de Adquisiciones o a la Oficina de Oportunidades Comerciales para formularios, apelaciones y orientación del programa.
Ayuda y apoyo / Recursos
- City of Charlotte Procurement Services
- Office of Business Opportunity - City of Charlotte
- City of Charlotte Code of Ordinances (Municode)