Programas de conservación de registros públicos de Baltimore
Baltimore, Maryland exige que las oficinas públicas sigan reglas de conservación y disposición que determinan cuánto tiempo se conservan los registros, cuándo se transfieren a los archivos y cómo pueden ser destruidos. Esta guía explica la práctica municipal para los programas de conservación, quién hace cumplir las normas, cómo solicitar la disposición o transferencia y pasos prácticos para el cumplimiento por departamentos, contratistas e investigadores.
Qué son los programas de conservación y quién los controla
Los programas de conservación enumeran series de registros, periodos de conservación y acciones de disposición (destruir, transferir a archivos, conservar permanentemente). En Baltimore, los archivos municipales administran la orientación sobre registros de la ciudad y trabajan con autoridades estatales de conservación para establecer los programas.Baltimore City Archives[1] Los Archivos Estatales de Maryland publican programas de conservación estatales que usan muchos gobiernos locales de Maryland y proporcionan procedimientos de autorización de disposición.Maryland State Archives - Retention Schedules[2]
Elementos clave de un programa de conservación
- Nombre y definición de la serie de registros
- Periodo de conservación (p. ej., 3 años, permanente)
- Acción de disposición: destruir, transferir a archivos o conservar permanentemente
- Cualquier tarifa por transferencia o reproducción (si aparece)
Sanciones y aplicación
La aplicación de los programas de conservación, las sanciones por destrucción indebida y los recursos se abordan a través de los archivos y canales legales. Las multas monetarias o sanciones estatutarias específicas por violar un programa de conservación municipal no siempre aparecen en las páginas oficiales de los programas; cuando la página oficial no indica una cantidad en dólares o una multa estatutaria, se señala "not specified on the cited page" y se cita la fuente correspondiente.
- Multas monetarias: not specified on the cited page[1]
- Escalamiento: rangos para primera, repetida o continuada no especificados en la página citada[1]
- Sanciones no monetarias: órdenes de conservación o restauración; medidas judiciales o procesos por desacato según lo permita la ley (no especificadas en cantidades detalladas en las páginas citadas)
- Responsable: Baltimore City Archives y la Oficina Legal de la Ciudad para la aplicación legal; quejas y consultas se gestionan a través del contacto de los Archivos y el proceso de revisión de la Oficina Legal
- Vías de inspección y queja: solicite orientación a los Archivos de la Ciudad de Baltimore; se puede iniciar acción legal formal a través de los canales legales de la ciudad
Solicitudes y formularios
- Contacto de Baltimore City Archives y procedimientos de solicitud de transferencia de registros: consulte la página de contacto de los Archivos para instrucciones y cualquier formulario de transferencia requerido[1]
- Programas de conservación y procedimientos de autorización de disposición de los Archivos Estatales de Maryland: siga la orientación de los Archivos Estatales cuando corresponda[2]
- Tarifas: cualquier tarifa por reproducción, transferencia o procesamiento especializado aparece en las páginas oficiales correspondientes o se indica como "not specified on the cited page" si no figura
Pasos de acción:
- Identifique la serie de registros y verifique la entrada correspondiente en el programa municipal o estatal.
- Contacte a Baltimore City Archives para la autorización de disposición o instrucciones de transferencia.[1]
- Documente la decisión y conserve la prueba de autorización antes de desechar registros.
Transferencia de registros y accesión a archivos
Los registros permanentes normalmente se transfieren a los Archivos de la Ciudad de Baltimore según las instrucciones del programa. Las transferencias requieren la documentación de accesión adecuada listada por los Archivos y pueden necesitar aprobación previa si se aplican programas de conservación estatales. Consulte la guía de transferencia de los Archivos para embalaje, metadatos y formularios de accesión.[1]
Violaciones comunes
- Destrucción prematura de registros antes de la disposición autorizada
- Fallo en transferir los registros permanentes a los archivos
- Documentación insuficiente de decisiones de conservación o falta de autorizaciones de disposición
FAQ
- ¿Quién establece los periodos de conservación para los registros de la ciudad de Baltimore?
- Los periodos de conservación los establecen los programas usados por Baltimore City Archives y, cuando corresponda, los Archivos Estatales de Maryland.[1][2]
- ¿Pueden los departamentos destruir registros según su propio calendario?
- No. Los departamentos deben seguir el programa de conservación aprobado y obtener cualquier autorización requerida antes de la destrucción.
- ¿Dónde solicito una transferencia de registros o autorización de disposición?
- Contacte a Baltimore City Archives para procedimientos de transferencia y a los Archivos Estatales de Maryland para orientación de disposición a nivel estatal cuando corresponda.[1][2]
How-To
- Identifique la serie de registros y localice la entrada correspondiente en el programa de conservación de los Archivos de la Ciudad o de los Archivos Estatales.
- Contacte a Baltimore City Archives para confirmar el periodo de conservación y solicitar instrucciones de disposición o transferencia.[1]
- Complete la documentación de accesión o disposición proporcionada por los Archivos y obtenga aprobación por escrito antes de la eliminación.
- Pague las tarifas aplicables según lo indicado por los Archivos o los Archivos Estatales.
- Conserve la documentación de la autorización y la acción de disposición en los registros del departamento.
Conclusiones clave
- Confirme siempre los periodos de conservación con Baltimore City Archives antes de desechar registros.
- Obtenga autorización por escrito y conserve la documentación de la disposición.
Ayuda y recursos
- Baltimore City Archives - contacto y orientación
- Maryland State Archives - programas de conservación
- Sitio oficial de la Ciudad de Baltimore