Guía para contratistas sobre acción afirmativa en Shreveport
Esta guía explica cómo los requisitos de acción afirmativa, igualdad de oportunidades y no discriminación afectan a los contratistas que hacen negocios con la Ciudad de Shreveport, Louisiana. Resume dónde suelen aparecer los requisitos en la contratación pública, quién los hace cumplir, las infracciones comunes y pasos prácticos que los contratistas deben seguir para licitar, adjudicarse contratos y mantenerse en cumplimiento en proyectos municipales. La orientación a continuación destaca pasos procesales, vías de presentación e informes y opciones de apelación que los contratistas y subcontratistas deben considerar antes de firmar contratos con la ciudad.
Sanciones y aplicación
La Ciudad aplica las obligaciones de acción afirmativa y no discriminación a través de las cláusulas contractuales, revisiones de cumplimiento y medidas correctivas vinculadas a la contratación y administración de contratos. Las cantidades específicas de multas y sanciones diarias no están especificadas en la página del código municipal citada; consulte al departamento responsable para detalles monetarios.[1]
- Multas monetarias: no especificadas en la página citada.
- Escalamiento: los procesos municipales suelen permitir advertencias, planes correctivos y acciones contractuales progresivamente más severas para infracciones repetidas o continuas; los calendarios exactos de escalamiento no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: emisión de órdenes de suspensión de trabajo, retención de pagos, terminación de contratos, inhabilitación o suspensión para futuras contrataciones con la ciudad y remisión para acciones civiles o penales cuando corresponda.
- Responsable y denuncia: las oficinas de contratación y adquisiciones administran el cumplimiento; las quejas pueden dirigirse a la División de Compras o Contratación y al Fiscal Municipal o Recursos Humanos para asuntos laborales.
- Inspecciones y auditorías: los contratistas deben esperar solicitudes de documentación, revisiones de nómina y contratación, y verificaciones de cumplimiento in situ como parte de la supervisión del contrato.
- Apelaciones y revisión: existen vías de apelación administrativa a través del departamento de contratación o las previstas en los términos del contrato; los plazos para apelar no están especificados en la página citada y deben confirmarse con la oficina de contratación.
Solicitudes y formularios
Algunas licitaciones requieren la cumplimentación de certificaciones EEO/acción afirmativa, registro de proveedor o formularios para pequeñas empresas/empresas de minorías. Cuando se publican formularios y tasas específicas, aparecen en los documentos de licitación o en las páginas de la división de contratación; si no se publica un formulario en particular, la ciudad normalmente indica que no se requiere un formulario separado.
Cómo se aplica el cumplimiento a los contratistas
Las cláusulas contractuales suelen exigir que los contratistas:
- Certifiquen la no discriminación y, cuando se requiera, presenten un plan o declaración de acción afirmativa.
- Mantengan nóminas, registros de contratación y listas de subcontratistas que demuestren prácticas no discriminatorias y cumplan con las obligaciones de informe.
- Cumplan los plazos específicos de la licitación para la presentación de informes, planes o pruebas de divulgación a empresas de minorías o mujeres.
Infracciones comunes
- No incluir las certificaciones EEO o de acción afirmativa requeridas en las presentaciones de oferta.
- Falta o incompletitud de las nóminas y registros de contratación cuando se audita.
- No cumplir con los compromisos de subcontratación o alcance de diversidad prometidos en las propuestas.
Pasos para la acción
- Antes de licitar: revise los términos de la licitación, las certificaciones requeridas y el paquete del proveedor.
- Prepare y mantenga políticas escritas de EEO/acción afirmativa y registros relevantes durante el plazo del contrato y cualquier periodo de retención legal aplicable.
- Si recibe un aviso de cumplimiento, responda con prontitud a la oficina de contratación y solicite revisión administrativa según las disposiciones de apelación del contrato.
FAQ
- ¿Todos los contratos municipales requieren un plan de acción afirmativa?
- No siempre; los requisitos dependen de los términos de la licitación y el valor del contrato. Consulte los documentos de la licitación y las instrucciones de la división de contratación.
- ¿Qué registros deben conservar los contratistas para el cumplimiento?
- Registros de empleo, nóminas, listas de subcontratistas, documentación de divulgación y cualquier certificación presentada con las ofertas.
- ¿Cómo informo una presunta infracción?
- Presente una queja ante la División de Compras o Contratación o ante la oficina del Fiscal Municipal según lo indique la licitación o las normas de contratación.
How-To
- Revise la licitación y anote las cláusulas de acción afirmativa o EEO y los formularios requeridos.
- Reúna o actualice su política EEO, registros de nómina y compromisos con subcontratistas antes de la presentación.
- Presente todas las certificaciones requeridas con su oferta y regístrese como proveedor si la división de compras lo exige.
- Si es auditado, responda de inmediato, proporcione los registros solicitados y solicite apelación si disputa los hallazgos.
Key Takeaways
- Confirme los requisitos de acción afirmativa en cada licitación antes de licitar.
- Mantenga registros claros y responda con rapidez a solicitudes de cumplimiento.
Help and Support / Resources
- City of Shreveport Code of Ordinances
- City of Shreveport Purchasing / Contracting Division
- City of Shreveport Human Resources / EEO