Retencion y Eliminacion de Registros en Miami
Introducción
En Miami, Florida, la retención y eliminación de registros municipales afecta cómo los departamentos de la ciudad almacenan, eliminan y producen registros para acceso público y cumplimiento legal. Esta guía explica quién establece los cronogramas de retención, cómo debe documentarse la eliminación y cómo el personal de la ciudad y los contratistas deben cumplir los requisitos de retención para registros electrónicos y físicos. Está dirigida a oficiales de registros, equipos de TI y legales, y al público que necesita solicitar, apelar o revisar registros retenidos.
Ley aplicable y autoridad
La Ciudad de Miami sigue prácticas municipales de retención de registros en coordinación con cronogramas estatales y la ley de registros públicos. Los cronogramas de retención locales y las políticas de la ciudad son administrados por la unidad de Gestión de Registros del Secretario Municipal y deben alinearse con los cronogramas del Departamento de Estado de Florida y los estatutos públicos de Florida. Para orientación y cronogramas de la ciudad vea la página del Secretario Municipal City Clerk - Records Management[1], los cronogramas del Departamento de Estado de Florida Local Government Records Schedules[2], y la ley de registros públicos de Florida Florida Statutes, Chapter 119[3].
Requisitos clave para sistemas y datos
- Adoptar y aplicar un cronograma de retención que liste series de registros, períodos de retención y métodos autorizados de disposición.
- Documentar las acciones de eliminación con un registro de disposición que muestre autoridad, fecha y aprobador.
- Conservar los registros sujetos a una retención por litigio o solicitudes de registros públicos hasta que se autorice su liberación.
- Asegurar que contratistas y proveedores en la nube cumplan la política de retención de la ciudad y los requisitos de portabilidad de datos.
Sanciones y Aplicación
La aplicación de la retención de registros y la falta de producir registros públicos típicamente involucra a la unidad de Gestión de Registros del Secretario Municipal para el cumplimiento administrativo y a los tribunales para remedios estatutarios. Multas monetarias específicas y sanciones civiles por violaciones de retención o eliminación no están especificadas en la página citada del Secretario Municipal; consulte los enlaces de la ley estatal para remedios bajo la ley de Florida.[1][3]
A continuación se presentan consideraciones de aplicación y sanciones basadas en la práctica municipal y estatal cuando estén disponibles.
- Multas: no especificadas en la página del Secretario Municipal citada ni en el cronograma estatal; los remedios bajo el Capítulo 119 incluyen honorarios de abogados y medidas cautelares según lo determine la ley.
- Escalada: inicialmente, orden administrativa para preservar/restaurar; violaciones repetidas o voluntarias pueden conducir a acciones judiciales—montos específicos de escalada no están especificados en las páginas citadas de la ciudad.
- Sanciones no monetarias: medidas cautelares, órdenes de restauración o cese de eliminación, conservación ordenada por el tribunal y sanciones judiciales.
- Responsable: Secretario Municipal, unidad de Gestión de Registros; las quejas públicas y solicitudes comienzan en las páginas de contacto y registros públicos del Secretario Municipal.[1]
- Apelaciones y revisión: recursos judiciales según el Capítulo 119 de Florida y solicitudes de revisión interna por medio de procesos del Secretario Municipal; los plazos para apelaciones no están especificados en la página citada y se rigen por estatutos o reglas judiciales.[1][3]
- Defensas/discreción: eliminaciones autorizadas conforme al cronograma de retención aprobado, aprobaciones documentadas de disposición y excepciones legales reconocidas como retenciones por litigio activo.
Solicitudes y Formularios
El formulario principal de atención pública es el proceso de solicitud de registros públicos de la Ciudad de Miami administrado por el Secretario Municipal; el nombre específico del formulario o la tarifa no están especificados en la página índice del Secretario Municipal—consulte los contactos e instrucciones de solicitud del Secretario Municipal para métodos de presentación y posibles tarifas.[1]
Implementación para TI y oficiales de registros
- Crear un cronograma de retención indexado que relacione los campos de datos del sistema con series de registros y períodos de retención.
- Configurar los sistemas para marcar registros para revisión antes de la eliminación automática y prevenir la eliminación cuando exista una retención.
- Mantener registros de disposición seguros con marcas de tiempo y rastreos de auditoría exportables para divulgación de registros públicos.
- Capacitar al personal y proveedores sobre obligaciones de retención y procedimientos de solicitudes de registros públicos.
Preguntas Frecuentes
- ¿Quién establece los períodos de retención para los registros de la Ciudad de Miami?
- La unidad de Gestión de Registros del Secretario Municipal establece y administra los cronogramas de retención en coordinación con los cronogramas estatales y la ley de Florida.
- ¿Se pueden eliminar archivos electrónicos después de su período de retención?
- Sí, pero las eliminaciones deben seguir el método de disposición aprobado y registrarse; conserve la evidencia de la autoridad y el momento de la eliminación.
- ¿Cómo solicito copias de los registros de la ciudad?
- Envíe una solicitud de registros públicos a través de la página de registros públicos del Secretario Municipal o comuníquese con la oficina del Secretario Municipal para orientación.
Cómo
- Identificar todas las series de registros en su sistema y mapearlas al cronograma de retención de la ciudad.
- Aplicar retenciones por litigio o solicitudes de registros abiertos para evitar la eliminación.
- Configurar reglas de retención en el sistema de gestión de registros para marcar elementos para revisión antes de la disposición.
- Al disponer, crear una entrada de disposición con autoridad, aprobador, fecha y método.
- Conservar los registros de disposición y estar preparado para producirlos si se solicitan o se auditan.
Puntos clave
- Siga el cronograma de retención del Secretario Municipal y registre toda disposición.
- Use retenciones por litigio para detener eliminaciones durante asuntos activos.
Ayuda y Soporte / Recursos
- City Clerk - Ciudad de Miami
- Departamento de Estado de Florida - Cronogramas de Registros Locales
- Código de Ordenanzas de la Ciudad de Miami (Municode)