Deberes del secretario municipal para registros y avisos - Washington
En Washington, Distrito de Columbia, las funciones asociadas a un secretario municipal incluyen mantener registros oficiales, publicar avisos obligatorios y gestionar archivos públicos y solicitudes de acceso. El sistema de publicación del Distrito y las vías de acceso a los registros se administran a través de la Oficina del Secretario y el proceso FOIA del Distrito; consulte el DC Register para avisos oficiales[1] y el portal FOIA para solicitudes de registros públicos.[2]
Descripción general de las funciones del secretario
Las tareas prácticas incluyen recibir y archivar ordenanzas y resoluciones, certificar documentos, publicar avisos requeridos, mantener actas e índices y responder a solicitudes de acceso a registros públicos. Las responsabilidades y la forma en que se publican los avisos se detallan en los materiales del DC Register de la Oficina del Secretario y en las normas del Distrito sobre acceso y registros públicos.
Sanciones y aplicación
Las sanciones por no publicar avisos o por no mantener registros no están listadas de forma uniforme en las páginas principales del DC Register o FOIA; las multas monetarias específicas y los pasos de escalamiento no están especificados en las páginas citadas. Las oficinas responsables de la publicación y la custodia de registros incluyen la Oficina del Secretario para el DC Register y la oficina FOIA para solicitudes de acceso, pero los mecanismos de aplicación y los calendarios de sanciones se establecen en las normas o leyes aplicables que deben consultarse en el código o la regulación correspondiente.
- Montos de multas: no especificado en la página citada.
- Escalamiento (primera/reincidencia/ofensas continuas): no especificado en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes de cumplimiento, acciones judiciales o medidas cautelares pueden aplicarse; recursos específicos no especificados en la página citada.
- Responsable y denuncias: la Oficina del Secretario y la oficina FOIA reciben presentaciones y quejas; utilice los contactos oficiales abajo en Ayuda y recursos.
- Apelaciones y revisiones: los plazos y vías de apelación varían según la ley y no están especificados en la página citada.
Solicitudes y formularios
El Distrito proporciona formularios de solicitud FOIA y orientación a través de su portal FOIA y describe los procedimientos de publicación para el DC Register; los formularios específicos del secretario para certificaciones o avisos dependen de la oficina emisora y no están consolidados en las páginas citadas.
Gestión de registros y acceso público
Los procesos típicos incluyen la recepción de registros, indexación, programación de retención, publicación de avisos en el DC Register y tramitación de solicitudes de acceso conforme a las reglas FOIA del Distrito. Las oficinas deben seguir los programas de retención publicados y transferir materiales al Archivo del Distrito cuando proceda.
- Custodia de registros: mantener índices oficiales y copias certificadas.
- Avisos: preparar y enviar el texto requerido para el DC Register.
- Cumplimiento: documentar los pasos realizados para localizar registros solicitados por FOIA.
Cómo hacerlo
- Prepare el documento para archivo: incluya título, fecha de promulgación y firmas requeridas.
- Presente el expediente en la oficina responsable (Oficina del Secretario o la agencia designada) según las instrucciones de presentación.
- Solicite la publicación en el DC Register si la ley o la norma exige aviso público.
- Si se solicitan registros, presente una solicitud FOIA a través del portal FOIA del Distrito y haga seguimiento del plazo de respuesta.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién publica los avisos oficiales del Distrito?
- La Oficina del Secretario publica avisos en el DC Register y gestiona los procesos de publicación oficial.
- ¿Cómo solicito registros públicos?
- Presente una solicitud FOIA a través del portal FOIA del Distrito; el portal ofrece formularios y guía de presentación.
- ¿Dónde obtengo copias certificadas o atestaciones?
- Las copias certificadas y atestaciones son emitidas por la oficina que conserva el registro original; contacte a la Oficina del Secretario o al custodio indicado en el registro.
Puntos clave
- La Oficina del Secretario gestiona las publicaciones del DC Register.
- El portal FOIA es la vía para solicitudes de registros públicos.
Ayuda y asistencia / Recursos
- Oficina del Secretario - Gobierno de DC
- Oficina FOIA del Distrito de Columbia
- Archivos del Distrito de Columbia