Acuerdos intergubernamentales de servicios compartidos - Washington
En Washington, Distrito de Columbia, los acuerdos intergubernamentales de servicios compartidos (IGA) permiten a las agencias de la ciudad asociarse con gobiernos federales, estatales o locales y entidades cuasi gubernamentales para compartir personal, instalaciones o servicios. Esta guía explica los pasos comunes de aprobación, las verificaciones administrativas, las vías de cumplimiento y dónde encontrar plantillas y contactos oficiales. Utilice este artículo para planificar un IGA, identificar a los aprobadores departamentales, preparar la documentación requerida y comprender las opciones de aplicación y apelación por disputas o incumplimiento.
Resumen del proceso de IGA
Los IGA generalmente requieren aprobaciones internas, revisión presupuestaria y autorización de la oficina legal o de contrataciones antes de su ejecución. Los borradores deben identificar el alcance, la duración, la asignación de costos, la presentación de informes, la terminación y la responsabilidad. La Office of Contracting and Procurement (OCP) mantiene orientación y plantillas para los acuerdos celebrados por las agencias del Distrito OCP Intergovernmental Agreements[1]. El gobierno del Distrito también publica orientación de servicio y pasos administrativos para la cooperación intergubernamental en DC.gov DC.gov intergovernmental guidance[2].
- Identificar las fechas de inicio y finalización propuestas y los períodos de notificación para renovación o terminación.
- Preparar un alcance de servicios por escrito, métricas de desempeño y un calendario de asignación presupuestaria.
- Enviar el borrador a la asesoría jurídica, finanzas y al jefe de la agencia para su aprobación.
- Asegurar que las apropiaciones o la autoridad de financiamiento estén documentadas antes de la firma.
Sanciones y aplicación
La aplicación de los IGA en Washington, Distrito de Columbia la gestionan la oficina de contratación o el responsable del programa que figure en el acuerdo ejecutado y puede implicar a la Office of Contracting and Procurement para disputas relacionadas con adquisiciones y a la Office of the Chief Financial Officer para cuestiones financieras y de pago. Los recursos administrativos oficiales y los procesos se establecen en las páginas de las agencias y en la orientación de adquisiciones; los montos de multas y los programas de escalamiento no están especificados en la(s) página(s) citada(s)OCFO intergovernmental guidance[3].
- Montos de multas: no especificados en la página citada.
- Escalamiento (primera/reincidencia/continuada): no especificado en la página citada.
- Sanciones no monetarias: la aplicación suele usar remedios contractuales como planes de acción correctiva, suspensión del servicio, retención de pagos o terminación del contrato.
- Organismo aplicador: la agencia contratante o OCP para asuntos de adquisiciones; OCFO puede abordar la reconciliación financiera y disputas de pago.
Las vías de inspección y de presentación de quejas varían según el programa. Presentar quejas o informar incumplimientos al administrador del contrato de la agencia nombrado en el acuerdo y, si no se resuelve, escalar a OCP u OCFO según corresponda. Las rutas de apelación y revisión dependen de los términos del acuerdo y de cualquier procedimiento de revisión administrativa especificado en el mismo; los plazos para las apelaciones no están especificados en la página citada.
Solicitudes y formularios
Muchos IGA utilizan plantillas o formularios estándar proporcionados por la oficina de contratación; OCP aloja plantillas e instrucciones de envío cuando estén disponibles. Si no se requiere ningún formulario oficial, las agencias suelen presentar un acuerdo firmado y documentación presupuestaria de respaldo a OCP y a la oficina legal de la agencia. Los nombres o números de formularios específicos no están especificados en las páginas citadas[1].
Violaciones comunes y respuestas típicas
- Falta de documentación de financiación o apropiación: acción correctiva y posible retención de pagos.
- Incumplimiento de los niveles de servicio acordados: avisos de subsanación y planes de remediación del servicio.
- Falta de aprobaciones o firmas: puede dejar el acuerdo inaplicable hasta su ratificación.
How-To
- Identificar la necesidad de servicios compartidos y la agencia o entidad asociada propuesta.
- Redactar un acuerdo que describa el alcance, el plazo, los costos, los informes y las cláusulas de terminación.
- Enviar el borrador para revisión legal, presupuestaria y de adquisiciones según el procedimiento de la agencia.
- Ejecutar con las firmas autorizadas y registrar el acuerdo según las normas de conservación de la agencia.
- Supervisar el desempeño y resolver disputas mediante el administrador del contrato y las vías de escalamiento de OCP u OCFO si es necesario.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es un acuerdo intergubernamental de servicios compartidos?
- Un acuerdo donde las agencias del Distrito comparten servicios, personal, instalaciones o recursos con otras entidades gubernamentales bajo términos acordados y asignaciones presupuestarias.
- ¿Quién aprueba los IGA en Washington, DC?
- La aprobación normalmente requiere asesoría jurídica de la agencia, autorización financiera y la aprobación del jefe de la agencia; los IGA relacionados con adquisiciones pueden requerir la participación de OCP ver orientación de OCP[1].
- ¿Existen formularios o plantillas estándar?
- OCP y las oficinas de adquisiciones de las agencias suelen proporcionar plantillas; si no existe plantilla, las agencias presentan un acuerdo firmado y la documentación presupuestaria de respaldo.
Puntos clave
- Planifique con anticipación para asegurar aprobaciones y financiación.
- Utilice plantillas oficiales y mantenga registros completos.
Ayuda y soporte / Recursos
- Office of Contracting and Procurement (OCP)
- Office of the Chief Financial Officer (OCFO)
- Gobierno del Distrito de Columbia - Sitio oficial