Guía de acción afirmativa para contratos de San José
San José, California exige que los contratistas y proveedores que hacen negocios con la ciudad cumplan con las expectativas de no discriminación y acción afirmativa en la contratación pública. Esta guía explica quién aplica esas reglas, cómo se aplican a los contratos públicos, los pasos de cumplimiento requeridos y dónde los contratistas encuentran políticas oficiales, formularios y canales de queja. Está dirigida a contratistas, oficiales de contratación y personal de cumplimiento que buscan pasos claros para presentar ofertas, documentar el alcance o las prácticas de diversidad y responder a avisos de incumplimiento.
Panorama
La Ciudad de San José mantiene políticas de adquisiciones y normas para proveedores a través del Departamento de Finanzas, la división de Compras, y programas relacionados de igualdad de oportunidades. Los contratistas deben revisar las reglas oficiales de compras y cualquier declaración de diversidad de proveedores o preferencia a negocios locales antes de presentar ofertas. Para la política oficial de adquisiciones e información sobre proveedores, consulte la página de Compras de la ciudad Purchasing[1].
Qué cubren las expectativas de acción afirmativa
- Disposiciones de igualdad de empleo y no discriminación en los contratos, incluyendo raza, sexo, religión, discapacidad y otras clases protegidas.
- Requisitos de diversidad de proveedores o de alcance para la participación de negocios minoritarios, de mujeres o desfavorecidos cuando lo especifique la solicitud.
- Requisitos de mantenimiento de registros e informes sobre la composición de la plantilla, esfuerzos de alcance y selección de subcontratistas cuando lo requiera el contrato.
Sanciones y aplicación
La aplicación se maneja a nivel municipal a través del Departamento de Finanzas (Compras), y mediante Recursos Humanos o la Oficina del Fiscal Municipal cuando el cumplimiento del contrato se cruza con la ley laboral o remedios legales. La ciudad puede suspender, retener pagos, exigir acciones correctivas o iniciar la terminación del contrato por incumplimiento. Cuando el código municipal o la política de adquisiciones listan sanciones monetarias, aparecerá en la página de política oficial; si no aparece una multa específica allí, se indica "not specified on the cited page" y normalmente se usa un remedio administrativo o por incumplimiento de contrato en su lugar.
- Multas monetarias: not specified on the cited page; verifique los términos de la solicitud para cualquier daño liquidado o sanciones financieras vinculadas a un contrato.
- Escalada: notificaciones iniciales, acciones correctivas requeridas y posible suspensión o terminación por violaciones repetidas o continuas; los pasos específicos de escalada no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: planes de acción correctiva, suspensión de licitación, terminación de contrato y remisión a la Oficina del Fiscal Municipal para acción civil o medidas cautelares.
- Órgano de ejecución y ruta de queja: la División de Compras y Recursos Humanos son contactos principales para cumplimiento de adquisiciones y cumplimiento laboral; las quejas específicas de adquisiciones comienzan con Compras.
- Apelaciones: la solicitud o el contrato establecerán los plazos y procedimientos de apelación o protesta; si no se indican, el procedimiento de protesta lo gestiona Compras y los plazos no están especificados en la página citada.
Solicitudes y formularios
La ciudad publica formularios de adquisiciones y el registro de proveedores en la página de Compras. Los elementos comunes incluyen registro de proveedor, plantillas de prueba de seguro y cualquier certificación de diversidad de proveedor o formularios de alcance requeridos por solicitudes específicas. Si una solicitud requiere un plan o formulario de acción afirmativa, la solicitud nombrará el formulario; si no se publica ningún formulario, entonces no se requiere formulario municipal en la página citada.
Pasos de cumplimiento para contratistas
- Regístrese como proveedor y supervise los requisitos de la solicitud.
- Prepare documentación: políticas de no discriminación, registros de alcance y registros de selección de subcontratistas.
- Responda a avisos y solicitudes de acción correctiva dentro de los plazos indicados en la solicitud o aviso.
- Utilice el procedimiento oficial de protesta o apelación en la solicitud para impugnar acciones de cumplimiento o hallazgos.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién aplica las reglas de acción afirmativa para contratos de la ciudad de San José?
- El Departamento de Finanzas, la División de Compras y Recursos Humanos coordinan la aplicación; la Oficina del Fiscal Municipal puede buscar remedios legales según corresponda.
- ¿Existen multas establecidas por violaciones?
- Las multas monetarias no están especificadas en la página citada; las solicitudes o contratos pueden especificar daños liquidados o remedios financieros.
- ¿Cómo impugno un hallazgo de incumplimiento?
- Siga el procedimiento de protesta o apelación indicado en la solicitud; si falta, comuníquese con Compras para el proceso oficial.
Cómo hacerlo
- Revise los documentos de la solicitud para detectar requisitos de acción afirmativa, diversidad u alcance.
- Regístrese como proveedor y cargue los documentos requeridos en el portal de proveedores de la Ciudad de San José.
- Documente el alcance y la selección de subcontratistas; mantenga registros en caso de auditoría o queja.
- Si recibe un aviso, responda por escrito y proporcione planes de acción correctiva o los registros solicitados.
- Si es necesario, presente una protesta formal según las instrucciones de la solicitud o comuníquese con Compras para orientación sobre la apelación.
Puntos clave
- Revise cada solicitud por cláusulas específicas de acción afirmativa y formularios.
- Mantenga registros claros de alcance y contratación para demostrar cumplimiento.
- Contacte a Compras para quejas, protestas y procedimientos de apelación.
Ayuda y soporte / Recursos
- City of San Jose - Purchasing Division
- City of San Jose - Human Resources
- City of San Jose - City Clerk / Municipal Code