Acuerdos de servicios compartidos - Ley municipal de San Francisco
Los acuerdos de servicios compartidos permiten que las agencias de San Francisco, California compartan personal, instalaciones o funciones para reducir costos y mejorar la continuidad del servicio. Estos acuerdos suelen ser arreglos contractuales entre departamentos de la ciudad, entre la ciudad y otra entidad pública, o con distritos especiales; asignan funciones, presupuestos, indemnizaciones y medidas de desempeño. Los funcionarios locales, oficiales de adquisición y los abogados departamentales deben garantizar el cumplimiento de las normas de contratación de la ciudad, los requisitos presupuestarios y las disposiciones aplicables de la Carta Municipal al negociar o aprobar arreglos de servicios compartidos.
Qué cubren los acuerdos de servicios compartidos
Los acuerdos pueden abarcar una amplia gama de funciones: soporte de TI, mantenimiento de flota, recursos humanos, procesamiento de permisos y servicios administrativos financieros. Los elementos típicos del contrato incluyen alcance de servicios, fórmulas de asignación de costos, duración, términos de renovación, estándares de desempeño, derechos de terminación y disposiciones de intercambio de datos.
Cláusulas clave a incluir
- Alcance de los servicios y estándares de desempeño medibles.
- Método de asignación de costos, calendario de facturación y términos de pago.
- Mantenimiento de registros, derechos de auditoría y salvaguardas para el intercambio de datos.
- Responsabilidad, indemnización, seguro y límites de daños.
- Plazo, renovación, períodos de aviso y condiciones de terminación anticipada.
Sanciones y ejecución
Los remedios por incumplimiento de un acuerdo de servicios compartidos son principalmente contractuales: daños, cumplimiento específico, compensación contra pagos o terminación. Las multas monetarias vinculadas a violaciones regulatorias suelen establecerse por ordenanza o norma administrativa; para la ejecución de contratos de servicios compartidos, los remedios aplicables son los establecidos en el propio contrato y las normas de contratación de la ciudad administradas por la Office of Contract Administration (Office of Contract Administration)[1].
- Remedios monetarios: generalmente daños contractuales o daños liquidados cuando se especifican; las cantidades concretas no están especificadas en la página citada.
- Escalada: los acuerdos suelen definir períodos de aviso, subsanación y remedios aumentados por incumplimientos repetidos; los cronogramas exactos son específicos del contrato o no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: terminación, suspensión de servicios, medidas cautelares o órdenes administrativas correctivas pueden estar disponibles.
- Autoridad ejecutora: la supervisión administrativa y el cumplimiento del contrato los llevan principalmente los departamentos o agencias partes del contrato y la Office of Contract Administration; el City Attorney puede brindar apoyo de ejecución o litigio.
- Inspecciones y auditorías: los departamentos de la ciudad mantienen derechos de auditoría e inspección según lo establecido en el acuerdo y por las reglas de adquisición de la ciudad.
Solicitudes y formularios
Las plantillas estándar de contratos, formularios de adquisición e instrucciones de presentación están disponibles en la Office of Contract Administration; los números de formulario específicos o las tasas de presentación no están especificados en la página citada y varían según el tipo de adquisición o arreglo interinstitucional.[1]
Infracciones comunes
- No cumplir los niveles de servicio acordados o los tiempos de respuesta.
- Asignaciones de costos incorrectas o facturación tardía.
- No cumplimiento con el mantenimiento de registros o cláusulas de acceso a auditoría.
- Intercambio de datos no autorizado o violaciones de privacidad.
Pasos prácticos
- Antes de firmar, confirme la autoridad presupuestaria y la aprobación oportuna de cargos o apropiaciones.
- Contacte a la Office of Contract Administration para plantillas y orientación de cumplimiento.
- Si hay incumplimiento, siga las disposiciones de aviso/subsanación del contrato y consulte al City Attorney para opciones de ejecución.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién puede suscribir un acuerdo de servicios compartidos en nombre de la ciudad?
- Los jefes de departamento autorizados, oficiales de adquisiciones u otros delegados con autoridad presupuestaria pueden suscribir acuerdos conforme a la Carta Municipal y las normas de contratación; algunos acuerdos requieren la aprobación del Board of Supervisors según el alcance y la financiación.
- ¿Dónde están publicadas las plantillas y las normas de adquisición?
- Las plantillas y normas de adquisición estándar se publican en la Office of Contract Administration; los departamentos deben consultar a OCA para los formularios y procedimientos aplicables.[1]
- ¿Cómo se resuelven las disputas?
- La resolución de disputas se rige por el contrato e puede incluir períodos de subsanación, mediación, revisión administrativa o litigio con el City Attorney representando a la ciudad según sea necesario.
Cómo hacerlo
- Identifique el alcance del servicio y confirme la autoridad presupuestaria de los departamentos participantes.
- Utilice las plantillas de la Office of Contract Administration e incluya métricas de desempeño medibles.
- Acuerde la asignación de costos, la facturación y el calendario de pagos; documente cualquier procedimiento de cargos cruzados.
- Obtenga las aprobaciones necesarias (jefe de departamento, oficial de adquisiciones y Board of Supervisors si procede) y finalice las firmas.
- Implemente procesos de monitoreo, informes y auditoría para verificar desempeño y cumplimiento.
Puntos clave
- Los servicios compartidos son contractuales y requieren una asignación clara de costos y métricas de desempeño.
- Los remedios por incumplimiento son mayormente contractuales; consulte a OCA y al City Attorney desde el inicio.
Ayuda y recursos
- Office of Contract Administration - Contracts & Procurement
- City Attorney, Office of the City Attorney
- Office of the Controller - Fiscal & Payment Services