Acción Afirmativa para Contratos Municipales en San Bernardino, California Guía

Contratistas y proveedores en San Bernardino, California que trabajen en contratos financiados o gestionados por la ciudad deben comprender las expectativas de la ciudad sobre acción afirmativa, no discriminación y igualdad de oportunidades en la contratación. Esta guía explica el origen de las reglas, qué oficinas municipales gestionan el cumplimiento, los requisitos comunes de contrato y los pasos prácticos que las empresas deben seguir para responder a licitaciones y para impugnar o reportar incumplimiento.

Base legal y alcance

Las obligaciones de acción afirmativa para contratos municipales suelen implementarse mediante las normas de adquisición y compra de la ciudad y mediante disposiciones en las propias licitaciones y contratos. Los textos y procedimientos de contratación aplicables los publica la Ciudad de San Bernardino y las ordenanzas codificadas de la ciudad; los contratistas deben revisar el código municipal y la orientación de la División de Compras para conocer los términos y cláusulas actuales (ver código municipal)^[1] y las páginas de la División de Compras de la Ciudad para procedimientos y requisitos de licitadores (División de Compras)^[2]. Estas fuentes definen qué contratos o fuentes de financiamiento incluyen obligaciones de acción afirmativa, informes u objetivos de divulgación.

Qué términos de acción afirmativa aparecen comúnmente

• Cláusulas contractuales que exigen no discriminación en la contratación y subcontratación.
• Objetivos o expectativas de divulgación para empresas propiedad de minorías, mujeres o pequeñas empresas locales.
• Obligaciones de mantenimiento de registros e informes para licitadores y contratistas.
• Revisiones de cumplimiento, auditorías y solicitudes de documentación por parte de la Ciudad.

Sanciones y aplicación

La aplicación de las disposiciones de acción afirmativa y no discriminación en los contratos de la ciudad se administra mediante los procesos de adquisición y administración de contratos de la Ciudad de San Bernardino; las sanciones específicas, multas o remedios dependen del lenguaje del contrato y de las ordenanzas municipales aplicables. El código municipal y las páginas de la División de Compras son las fuentes principales para los procesos de ejecución y remedios (código municipal)^[1] y (División de Compras)^[2]. Cuando las páginas oficiales no enumeran multas monetarias o calendarios de escalación específicos, esta guía indica dónde las fuentes oficiales no especifican cantidades.

• Multas monetarias: no especificado en la página citada.
• Escalación por infracciones repetidas o continuas: no especificado en la página citada.
• Sanciones no monetarias: terminación del contrato, retención de pagos, suspensión o inhabilitación para futuras licitaciones, planes de acción correctiva y obligación de documentar divulgación.
• Organismo que aplica: la División de Compras y los gestores de contrato administran el cumplimiento; Recursos Humanos o el Asesor Jurídico pueden participar en investigaciones.
• Vas de inspeccif3n y denuncia: los contratistas o el pfablico deben usar los puntos de contacto de adquisiciones de la Ciudad para presentar quejas o pruebas; los procedimientos formales de protesta aparecen en las licitaciones o en las pe1ginas de la Divisif3n de Compras (División de Compras)^[2].
• Vas de apelacif3n y ledmites de tiempo: los procedimientos de apelacif3n y protesta se establecen en los documentos de licitacif3n o en las reglas de adquisicif3n; cuando no se indican ledmites de tiempo especedficos en la pe1gina citada, no este1n especificados en la pe1gina citada.
• Defensas y discrecif3n: la Ciudad puede permitir exenciones, variaciones o reconocer esfuerzos de buena fe; los este1ndares exactos se establecen por disposiciones contractuales o reglas de adquisicif3n y pueden no detallarse en las pe1ginas resumidas.

Solicitudes y formularios

Los formularios y certificaciones requeridos (por ejemplo, certificaciones de no discriminacif3n o declaraciones de preferencia de empresas locales) suelen adjuntarse a las licitaciones o estar disponibles en la Divisif3n de Compras. Los nombres de formularios, nfameros, tarifas y los portales de envedo varedan segfan la licitacif3n; la Divisif3n de Compras proporciona formularios de adquisicif3n e instrucciones pero algunas licitaciones incluyen sus propios anexos obligatorios (Divisif3n de Compras)^[2]. Si un formulario o tarifa en particular no este1 publicado en la pe1gina oficial de adquisiciones, no este1 especificado en la pe1gina citada y los licitadores deben contactar a la Divisif3n de Compras para confirmar los requisitos.

Pasos pre1cticos para contratistas

• Revise los anexos de la licitacif3n y el borrador del contrato para detectar cláusulas de accif3n afirmativa antes de licitar.
• Mantenga registros de divulgacif3n, solicitudes a subcontratistas y esfuerzos de contratacif3n.
• Contacte a la Divisif3n de Compras para aclaraciones, formularios o para presentar una protesta si considera que los requisitos se aplicaron indebidamente.
• Si se le notifica un incumplimiento, solicite el aviso por escrito y el procedimiento de apelacif3n de inmediato.

Preguntas frecuentes

bfRequieren todos los contratos municipales planes de accif3n afirmativa?

No necesariamente; los requisitos dependen de la licitacif3n y de la fuente de financiamiento. Verifique la licitacif3n especedfica y la gueda de la Divisif3n de Compras para saber si se requiere un plan de accif3n afirmativa o de divulgacif3n.

bfQuie9n aplica las cláusulas de accif3n afirmativa en los contratos de San Bernardino?

La Divisif3n de Compras de la Ciudad de San Bernardino y el gestor de contrato asignado aplican el cumplimiento; Recursos Humanos o el Asesor Jureddico pueden participar en las investigaciones.

bfDf3nde presento una queja sobre un contratista que no cumplió con requisitos de accif3n afirmativa?

Presente quejas a la Divisif3n de Compras usando el contacto que figura en la licitacif3n o en la pe1gina de la Divisif3n de Compras; conserve todos los documentos de apoyo y siga los procedimientos de protesta en los documentos contractuales.

Cf3mo

1. Lea los documentos de la licitacif3n e identifique cualquier cle1usula de accif3n afirmativa o no discriminacif3n.
2. Reuna pruebas de divulgacif3n y solicitudes a subcontratistas y prepare las certificaciones o declaraciones requeridas.
3. Envíe las ofertas con los anexos completados y conserve pruebas del envedo puntual.
4. Si se le acusa de incumplimiento, solicite el aviso por escrito, siga los pasos de apelacif3n en el contrato y presente acciones correctivas documentadas.

Conclusiones clave

• Siempre revise los anexos de la licitacif3n y las instrucciones de la Divisif3n de Compras para los requisitos de accif3n afirmativa.
• Mantenga registros detallados de divulgacif3n y contratacif3n para demostrar cumplimiento de buena fe.

Ayuda y recursos

• City of San Bernardino Municipal Code - Code of Ordinances
• City of San Bernardino - Purchasing Division
• City of San Bernardino - City Clerk (Ordinances & Records)
• City of San Bernardino - Human Resources

1. [1] City of San Bernardino Municipal Code - Code of Ordinances
2. [2] City of San Bernardino - Purchasing Division