Registro de proveedores para contratos municipales - Los Ángeles
Los proveedores que deseen hacer negocios con la Ciudad de Los Ángeles, California deben completar el registro de proveedores, cumplir los requisitos fiscales y de cumplimiento, y seguir los procedimientos de contratación antes de presentar ofertas en contratos. Esta guía explica los pasos típicos, los documentos requeridos, cómo verifica la ciudad el cumplimiento y las vías de apelación y quejas para ayudar a los proveedores a registrarse y mantenerse elegibles para contratación municipal.
Qué cubre el registro de proveedores
El registro crea un perfil de proveedor que usan los departamentos de la ciudad para solicitar ofertas, emitir órdenes de compra y configurar pagos. Los elementos solicitados típicamente incluyen nombre y dirección del negocio, EIN, prueba de registro de impuesto municipal, certificados de seguro cuando correspondan, formularios W-9 o W-8, y certificaciones de diversidad o de pequeña empresa cuando sean relevantes.
Inicie el registro a través del portal de proveedores de la Ciudad de Los Ángeles: portal de proveedores LABAVN[1].
Pasos clave para registrarse
- Crear una cuenta en LABAVN y completar el perfil del proveedor con EIN, información de contacto y códigos NAICS.
- Obtener un Certificado de Registro de Impuesto sobre Actividades Económicas (BTRC) de la Ciudad de Los Ángeles si lo exige la Oficina de Finanzas.
- Subir los documentos requeridos: W-9 (o W-8), prueba de seguro, licencias profesionales y los formularios del IRS solicitados.
- Completar cualquier precalificación o verificación de antecedentes que el departamento contratante exija para servicios de alto riesgo o regulados.
- Vigilar las licitaciones y responder a los Avisos de Invitación a Licitar o Solicitudes de Propuestas antes de las fechas límite publicadas.
Solicitudes y formularios
Los proveedores generalmente se registran directamente en LABAVN; los departamentos específicos pueden requerir formularios adicionales para precalificación o seguros. La ciudad publica los formularios de registro y de licitación en el portal de proveedores y en las páginas de los departamentos. Si un departamento exige una solicitud especial o un formulario numerado, se publicará con la licitación o en la página del departamento.
Sanciones y cumplimiento
La aplicación del registro de proveedores y el cumplimiento de la contratación en Los Ángeles la administran el departamento contratante correspondiente y las oficinas de supervisión de la ciudad. Las medidas comunes incluyen la terminación del contrato, la suspensión o inhabilitación para futuros contratos de la ciudad, la retención de pagos y la remisión para acciones civiles o penales cuando se alegue fraude o declaraciones falsas. Las multas monetarias específicas por incumplimientos en el registro o declaraciones falsas no están especificadas en la página del portal LABAVN citada arriba; consulte con el departamento que aplica la sanción para cualquier calendario de multas monetarias.[1]
- Autoridad: el departamento contratante que emitió la licitación, con supervisión de las oficinas de control de adquisiciones de la ciudad y la Oficina del Oficial Administrativo de la Ciudad; los enlaces de contacto oficiales aparecen en la sección de Ayuda y Recursos a continuación.
- Escalada: avisos correctivos iniciales, luego suspensión o inhabilitación por infracciones repetidas o graves; los plazos y montos específicos no están especificados en la página del portal de proveedores citada.
- Multas: no especificadas en la página citada; las sanciones monetarias, si las hubiera, se describen en las cláusulas contractuales aplicables o en las normativas departamentales.
- Sanciones no monetarias: órdenes de suspensión de trabajo, terminación de contrato, suspensión de la posibilidad de presentar ofertas, inhabilitación y recuperación de pagos en exceso.
- Canales de denuncia e inspección: las denuncias normalmente se canalizan a través del departamento contratante, la oficina de supervisión de adquisiciones de la ciudad o la Oficina del Oficial Administrativo; use los enlaces de Ayuda y Recursos abajo para presentar quejas o preguntar sobre inspecciones.
- Apelaciones y revisiones: los procedimientos de protesta y apelación se establecen en los documentos de la licitación y en las normas departamentales; los plazos para las protestas se indican en cada licitación o contrato y varían según el departamento (no especificado en la página del portal de proveedores).
Infracciones comunes y resultados típicos
- No mantener seguros o licencias vigentes: puede resultar en suspensión o terminación del contrato.
- Presentar documentos falsos o engañosos: puede conllevar inhabilitación y acciones de recuperación.
- No cumplir con fechas de renovación de certificaciones: puede descalificar ofertas hasta restablecer el cumplimiento.
Cómo verifica la ciudad a los proveedores
La ciudad verifica los datos de registro con registros fiscales, certificados de seguro, bases de datos de licencias profesionales y cualquier verificación previa de antecedentes o financiera requerida para contratos sensibles. Los departamentos realizan revisiones específicas de contratación durante la evaluación de licitaciones y antes de adjudicar contratos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tarda el registro de proveedor?
- El tiempo de procesamiento varía; el registro básico en LABAVN puede ser inmediato, pero la verificación de documentos y certificados fiscales puede tomar días o semanas según el departamento y la exhaustividad de las presentaciones.
- ¿Necesito un Certificado de Registro de Impuesto de la Ciudad (BTRC)?
- Muchos proveedores deben tener un BTRC antes de recibir contratos o pagos; consulte los requisitos de la Oficina de Finanzas y los términos de la licitación.
- ¿Qué pasa si mi empresa está inhabilitada?
- La inhabilitación impide presentar ofertas en contratos municipales; los procedimientos de apelación o reincorporación dependen de la autoridad que impuso la inhabilitación y se describen en el aviso de inhabilitación o en las normas departamentales.
Cómo hacerlo
- Reúna los datos de su empresa: EIN, nombre legal, dirección, códigos NAICS, seguro y licencias según corresponda.
- Crear una cuenta y completar el perfil del proveedor en LABAVN, subiendo los documentos requeridos.
- Obtener un Certificado de Registro de Impuesto (BTRC) de la Oficina de Finanzas de la Ciudad si es necesario.
- Vigilar las licitaciones y presentar respuestas antes de las fechas límite; siga las instrucciones específicas de la licitación sobre fianzas, seguros y formularios.
- Si se le niega o inhabilita, siga el procedimiento de protesta o apelación en la licitación o en el aviso de inhabilitación y conserve todos los registros de presentación.
Ayuda y soporte / Recursos
- Portal de proveedores LABAVN
- Oficina de Finanzas de la Ciudad de Los Ángeles (BTRC)
- Directorio de departamentos de la ciudad para contactos de contratación