Requisitos de conservacion de registros para contrataciones y expedientes de personal en Long Beach

Long Beach, California empleadores públicos y privados deben seguir las normas estatales y locales al crear, conservar y responder a solicitudes sobre expedientes de contratación y personal. Esta guía explica qué debe incluir un expediente de personal, los derechos de inspección de los empleados, consideraciones sobre conservación para registros municipales y pasos prácticos para responder a solicitudes y citaciones en Long Beach. Se basa en los derechos estatales de inspección y en las prácticas de gestión de registros de la Ciudad de Long Beach para ayudar a empleadores y responsables de RRHH a cumplir obligaciones legales y reducir riesgos.

Aspectos básicos del registro

Los expedientes de personal suelen incluir solicitudes de empleo, cartas de oferta, acuerdos laborales, evaluaciones de desempeño, avisos disciplinarios, registros de nómina vinculados al desempeño, formación y certificaciones, y registros de investigaciones laborales. Para empleados de empleadores privados, la ley de California otorga a los empleados el derecho a inspeccionar y copiar ciertos registros de personal relacionados con su desempeño o con cualquier queja que les concierna; consulte el texto estatutario para el alcance y los procedimientos exactos.^[1]

Conservación, almacenamiento y acceso

Las ciudades, incluida Long Beach, publican calendarios de conservación de registros para archivos oficiales; los empleadores municipales deben seguir esos calendarios para los registros de personal de la ciudad y usar almacenamiento seguro para material sensible como registros médicos o de investigación. Los empleadores privados deben adoptar calendarios de conservación coherentes con la ley de California, los requisitos federales y cualquier contrato o convenio colectivo. Para las normas de conservación municipales de Long Beach y los calendarios de registros, consulte la orientación de gestión de registros de la City Clerk.^[3]

• Tipos de registros a conservar: solicitudes, ofertas, I-9, evaluaciones, registros disciplinarios.
• Registros sensibles: médicos, verificaciones de antecedentes y archivos de investigación deben estar segregados y con control de acceso.
• Desencadenantes de conservación: fecha de separación, términos de contrato, retenciones por litigio.

Sanciones y ejecución

La ejecución de los derechos y obligaciones sobre registros de personal puede tramitarse a nivel estatal ante la Division of Labor Standards Enforcement (Labor Commissioner) y, para registros municipales, mediante procesos internos de la ciudad y oficinas de gestión de registros. Las sanciones civiles o remedios por incumplimiento se establecen por estatuto o norma administrativa; cuando un código municipal o estatuto no lista una multa específica en la página citada, esa cifra no está especificada en la página citada. Para los derechos de inspección del empleado y las vías de ejecución estatales, consulte el estatuto y al Labor Commissioner para procedimientos de denuncia.^[1][2]

• Cifras de multas: no especificadas en la página citada para muchas sanciones municipales; consulte el estatuto aplicable o el código municipal para cifras exactas.
• Escalada: primera, repetida y continuada se gestionan según el estatuto o la política municipal; los rangos no están especificados en la página citada cuando no se publican.
• Sanciones no monetarias: órdenes de producción de registros, citaciones administrativas, medidas cautelares y acciones judiciales pueden aplicarse.
• Entidad que aplica y vía de denuncia: la Division of Labor Standards Enforcement gestiona muchas denuncias contra empleadores privados; las oficinas de registros o recursos humanos de la ciudad administran los expedientes municipales.^[2]
• Recursos y plazos: las vías de apelación dependen de la agencia que aplique; los plazos específicos no están especificados en las páginas municipales citadas cuando no se publican.

Solicitudes y formularios

Las solicitudes para inspeccionar registros de personal a menudo requieren una petición por escrito o un formulario para control; el estatuto de California establece el derecho de inspección pero no exige un formulario único estatal. Los empleados municipales de Long Beach deben usar los formularios internos del ayuntamiento o de RRHH cuando estén disponibles. Si no existe un formulario oficial publicado para una acción en particular, la página estatal o municipal puede indicar "no especificado en la página citada".^[3]

FAQ

1QuiE9n puede inspeccionar el expediente de un empleado?

Los empleados pueden inspeccionar u obtener copias de los registros de personal relacionados con su desempeño o con cualquier queja que les concierna según la ley de California; los empleados municipales deben seguir los procedimientos de la ciudad para el acceso.

1CF3mo solicito inspeccionar mi expediente?

Presente una solicitud por escrito a la oficina de RRHH del empleador o al custodio de registros; los empleados municipales deben seguir la guía de la City of Long Beach para solicitudes de registros.

1CuE1nto tiempo se deben conservar los registros de personal?

Los periodos de conservación varEDan por tipo de registro y por empleador; los registros municipales de Long Beach siguen el calendario de conservaciF3n de la City Clerk y los empleadores privados deben seguir las normas estatales y federales aplicables.

How-To

1. Identifique al custodio de registros o contacto de RRHH y confirme si el empleado es municipal o privado.
2. Prepare una solicitud por escrito que especifique los registros solicitados y el mE9todo preferido de inspecciF3n o copia.
3. Si la solicitud es para un expediente municipal, envEDe la solicitud conforme a las instrucciones del City Clerk o de RRHH.
4. Si se deniega el acceso o considera que la ley se ha incumplido, presente una denuncia ante la Division of Labor Standards Enforcement o consulte con asesorEDa legal.

Puntos clave

• La ley de California otorga a los empleados derechos de inspecciF3n sobre registros de personal relacionados con su desempeF1o.
• Los registros municipales de Long Beach siguen los calendarios de conservaciF3n de la City Clerk para archivos oficiales.

Ayuda y recursos

• City of Long Beach - Records Management
• City of Long Beach - Human Resources
• City of Long Beach - Planning & Building