Guía de evaluación de impacto de privacidad de Long Beach
Long Beach, California, los proyectos municipales que recopilan, almacenan o comparten información personal deben seguir un proceso documentado de Evaluación de Impacto de Privacidad (PIA) para identificar riesgos y controles. Esta guía explica funciones, pasos típicos, conservación de registros y cómo reportar o apelar decisiones para programas municipales en Long Beach. Use los recursos de TI y de registros públicos de la ciudad para confirmar procedimientos locales y para solicitar registros o contactar al oficial de privacidad o al responsable de seguridad de TI.
Cuándo se requiere una PIA
Las PIA son recomendables cuando un proyecto introduce nuevos sistemas, intercambio de datos con terceros, tecnologías biométricas, vigilancia por video a gran escala o usa datos personales sensibles. Los umbrales y desencadenantes específicos no están especificados en las páginas citadas de la ciudad; los gestores de proyecto deben consultar los departamentos responsables.
Proceso básico de PIA
- Inicio: identificar alcance del proyecto, tipos de datos, partes interesadas y bases legales para el tratamiento.
- Mapeo de datos: listar elementos de datos, flujos, periodos de retención y destinatarios.
- Evaluación de riesgos: evaluar riesgos de privacidad y probabilidad, y documentar controles mitigantes.
- Registro de decisión: producir un informe PIA con recomendaciones, riesgo residual y aprobaciones firmadas.
- Revisión: remitir a Seguridad de TI, Asesoría Jurídica y gestores del programa para comentarios y aprobación.
- Seguimiento: establecer revisiones periódicas, actualizar la PIA por cambios materiales y conservar registros según los plazos de la ciudad.
Sanciones y cumplimiento
La aplicación por incumplimiento de privacidad y manejo de datos en proyectos municipales se realiza a través de la supervisión departamental, remedios contractuales y procesos legales en lugar de un único calendario de multas publicado en las páginas citadas. Las multas monetarias específicas por incumplimiento de PIA no están especificadas en las páginas citadas; la acción correctiva normalmente implica órdenes de corrección, sanciones contractuales o remisión a autoridades reguladoras según corresponda.
- Importes de multas: no especificado en la página citada.
- Escalado: procedimientos para primera, repetida y continuada no especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes correctivas, suspensión del uso del sistema, remedios por incumplimiento de contrato y acciones legales según departamento y términos contractuales.
- Responsable e inspecciones: Seguridad de TI departamental, el gestor de contrato o la Asesoría Jurídica pueden liderar la aplicación; se pueden usar las páginas de contacto o registros públicos de la ciudad para reportar inquietudes.
- Apelaciones y revisiones: las vías de apelación dependen del departamento e incluyen revisión administrativa o apelaciones municipales; los plazos para apelar no están especificados en las páginas citadas.
- Defensas/discreción: excusas razonables documentadas, variaciones aprobadas y planes de mitigación firmados pueden considerarse cuando lo permitan las políticas departamentales.
Solicitudes y formularios
La ciudad no publica un formulario PIA estándar en las páginas citadas; los departamentos pueden requerir plantillas internas o cuestionarios de privacidad relacionados con contratación. Para solicitudes de registros o quejas formales, use las páginas oficiales de registros públicos y contacto de la Ciudad de Long Beach.
Funciones y responsabilidades
- Patrocinador del proyecto: asegura la iniciación de la PIA y la asignación de recursos.
- Gestor de proyecto: completa el mapeo de datos y la documentación de la PIA.
- Responsable de Seguridad/Privacidad de TI: revisa controles técnicos y aprueba estrategias de mitigación.
- Asesoría Jurídica: asesora sobre cumplimiento legal y cláusulas contractuales.
- Registros/City Clerk: gestiona solicitudes de registros públicos relacionadas con PIA o documentación del proyecto.
Pasos de acción para equipos de proyecto
- Paso 1: En concepto del proyecto, notificar a Seguridad de TI y solicitar la plantilla departamental si existe.
- Paso 2: Completar el mapeo de datos y un registro de riesgos; obtener revisión técnica.
- Paso 3: Enviar el informe PIA al departamento aprobador y conservar el registro firmado.
- Paso 4: Si la contratación implica proveedores, incluir obligaciones de privacidad y derechos de auditoría en los contratos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es una Evaluación de Impacto de Privacidad?
- Una PIA es una evaluación documentada de los riesgos de privacidad de un proyecto, sistema o programa y los controles para mitigarlos.
- ¿Quién debe iniciar una PIA?
- Los patrocinadores o gestores de proyecto para proyectos de la ciudad que recolectan o procesan datos personales deben iniciar una PIA; confirme los requisitos con Seguridad de TI o el responsable del departamento.
- ¿Dónde presento una PIA o denuncio una preocupación de privacidad?
- Preséntela al departamento del proyecto, a Seguridad de TI o utilice las páginas oficiales de la Ciudad de Long Beach para registros públicos o contacto.
Cómo
- Identifique si el proyecto procesará datos personales y documente el propósito legal.
- Mapee los elementos de datos, ubicaciones de almacenamiento, transferencias y periodos de retención.
- Evalúe los riesgos de privacidad y proponga controles técnicos, contractuales y administrativos.
- Remita el borrador de la PIA a Seguridad de TI y a Asesoría Jurídica para revisión y aprobación.
- Conserve la PIA final con los registros del proyecto y programe revisiones periódicas ante cambios.
Ayuda y recursos
- City of Long Beach - Public Records
- City of Long Beach - Information Technology
- Long Beach Development Services (Planning & Building)
- City Clerk - Records & Elections