Normas de conservacion y eliminacion de registros municipales de Tucson
Los departamentos municipales de Tucson, Arizona deben seguir las normas establecidas de conservación y eliminación de registros para garantizar el cumplimiento legal, proteger el acceso público y gestionar los archivos. Esta guía explica dónde encontrar el calendario de conservación de la Ciudad de Tucson, quién hace cumplir las normas de eliminación, cómo solicitar registros y los pasos prácticos que deben seguir el personal municipal y el público. Para calendarios oficiales y puntos de contacto vea el recurso de Gestión de Registros del City Clerk City Clerk Records Management[1].
Alcance y definiciones clave
Las normas cubren los registros municipales creados, recibidos o mantenidos por los departamentos de la ciudad de Tucson, incluidos los registros electrónicos, correos electrónicos, documentos financieros, expedientes de permisos y registros administrativos. "Conservación" significa cuánto tiempo se conservan los registros; "eliminación" significa destrucción, transferencia a archivos u otra disposición final.
Calendarios de conservación y oficina responsable
La oficina de Gestión de Registros del City Clerk mantiene el calendario de conservación oficial y los procedimientos de disposición para los registros de la Ciudad de Tucson. Los departamentos deben consultar el calendario publicado antes de cualquier destrucción o transferencia de registros. Cuando los detalles del calendario (períodos de conservación por tipo de registro) no estén publicados en la página de la Ciudad, consulte a Gestión de Registros para obtener autorización por escrito antes de eliminar registros.[1]
- Custodio de registros: City Clerk, división de Gestión de Registros.
- Calendarios de conservación: publicados y actualizados periódicamente por Gestión de Registros.
- Autorización de disposición: requerida antes de la destrucción o transferencia a archivos.
- Contacto para orientación y envío de solicitudes de disposición: City Clerk Records Management.
Sanciones y aplicación
La responsabilidad de hacer cumplir la conservación o la eliminación no autorizada de registros municipales recae en el City Clerk y, cuando proceda, en el City Attorney para revisión y aplicación legal. La página oficial de Gestión de Registros del City Clerk regula los procedimientos; las multas monetarias o sanciones específicas por violaciones no están especificadas en la página citada y deben confirmarse con Gestión de Registros o el City Attorney.[1]
- Multas: no especificadas en la página citada.
- Escalada (primera/reincidencia/continuas): no especificada en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes de preservar o restaurar registros, acciones judiciales u otros remedios que persiga el City Attorney.
- Responsable e inspección: City Clerk Records Management para cumplimiento; City Attorney para aplicación legal.
- Quejas e informe: enviar a la oficina de City Clerk Records Management o al City Attorney según lo indicado en la página oficial.
- Rutas de apelación/revisión y plazos: no especificados en la página citada; consulte a Gestión de Registros o al City Attorney para plazos formales de apelación.
- Defensas/discreción: los departamentos deben documentar autorizaciones y acciones razonables basadas en la orientación de Gestión de Registros; defensas legales específicas no están especificadas en la página citada.
Solicitudes y formularios
La Ciudad publica procedimientos para disposición y solicitudes de registros públicos a través del City Clerk. Los nombres específicos de formularios, números, tarifas y plazos no están especificados en la página principal de Gestión de Registros; las personas y el personal deben usar el procedimiento oficial de solicitud de registros públicos o contactar a Gestión de Registros para los formularios requeridos y cualquier tarifa.[1]
Cómo hacerlo
- Identifique el tipo de registro y consulte el calendario publicado o contacte a Gestión de Registros para la clasificación.
- Si la disposición es elegible, complete el proceso de autorización de disposición de la Ciudad según lo indique Gestión de Registros.
- Siga los procedimientos de destrucción segura o transferencia a archivos; documente la acción con un certificado o registro de disposición.
- Si no está seguro o existe una retención por litigio, preserve inmediatamente el registro y notifique a Gestión de Registros y al City Attorney.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién determina los períodos de conservación de los registros municipales de Tucson?
- La oficina de Gestión de Registros del City Clerk mantiene el calendario de conservación oficial y las reglas de disposición; póngase en contacto con ellos para períodos específicos y autorizaciones.[1]
- ¿Puede un departamento destruir registros electrónicos sin aprobación?
- No; los registros electrónicos requieren revisión con el calendario de conservación y autorización de disposición por parte de Gestión de Registros antes de la destrucción.
Puntos clave
- Consulte al City Clerk Records Management antes de disponer de cualquier registro municipal.
- Documente las acciones de disposición y preserve los registros sujetos a retenciones o revisión legal.
Ayuda y recursos
- City Clerk Records Management
- Solicitud de Registros Públicos - City Clerk
- Página principal del City Clerk