Requisitos de acción afirmativa en contratos de la ciudad de Phoenix, Arizona
Introducción
Phoenix, Arizona requiere que los contratistas que trabajan en contratos de la ciudad cumplan con expectativas de igualdad de oportunidades y acción afirmativa incorporadas en los procesos de adquisiciones y contratación. Esta guía resume quién debe cumplir, cláusulas típicas del contrato, documentación requerida, pasos de cumplimiento y cómo operan generalmente la aplicación y las apelaciones en la práctica de la ciudad. Está dirigida a contratistas, subcontratistas y responsables de cumplimiento que preparan ofertas o administran proyectos financiados por la ciudad en Phoenix.
Resumen de requisitos
Las solicitudes y plantillas de contrato de la ciudad suelen incluir lenguaje de no discriminación y de igualdad de oportunidades y pueden exigir que los contratistas presenten planes de fuerza laboral o de participación de subcontratistas. Los nombres exactos de los planes y los umbrales varían según la solicitud y el tipo de adquisición.
Quién debe cumplir
- Contratistas primarios adjudicados con contratos de la ciudad donde se incluyan cláusulas de acción afirmativa.
- Subcontratistas cuando el contrato principal requiera divulgación de participación de subcontratistas o metas.
- Proveedores de servicios, construcción y obras públicas cuando la solicitud u orden de compra incorpore disposiciones de igualdad de oportunidades.
Términos comunes del contrato
- Cláusulas de acción afirmativa o de igualdad de oportunidades que exigen no discriminación en la contratación y subcontratación.
- Obligaciones de presentación de informes para la demografía de la fuerza laboral o la participación de subcontratistas.
- Requisitos potenciales para realizar esfuerzos de buena fe para cumplir metas de subcontratación para empresas minoritarias, de mujeres o desfavorecidas.
Implementación y supervisión
La implementación suele ocurrir a través de las unidades de administración de contratos en Compras y a través de cualquier oficina de la ciudad responsable de derechos civiles u igualdad de oportunidades. Los contratistas deben mantener registros de reclutamiento, divulgación y solicitudes a subcontratistas para demostrar cumplimiento si se revisan.
- Mantenga registros de reclutamiento y divulgación y de solicitudes a subcontratistas.
- Prepare los informes de fuerza laboral o de participación requeridos y envíelos dentro de los plazos indicados en los documentos contractuales.
- Designe un contacto de cumplimiento dentro de la organización contratista para la administración del contrato.
Sanciones y aplicación
La aplicación de las obligaciones de acción afirmativa y de igualdad de oportunidades en los contratos de la ciudad la administran la oficina de adquisiciones o administración de contratos de la ciudad y cualquier oficina designada de derechos civiles/igualdad de oportunidades. Las multas monetarias concretas o las tasas diarias de penalización no están especificadas en las páginas de orientación general de adquisiciones de la ciudad; los contratistas deben consultar los documentos de la solicitud para conocer los remedios específicos del contrato.
- Cantidad de multas: no especificada en las páginas de orientación de adquisiciones de la ciudad.
- Escalación por infracciones continuas o repetidas: no especificada en las páginas de orientación de adquisiciones de la ciudad.
- Sanciones no monetarias aplicables en la práctica de contratación municipal incluyen suspensión del contrato, retención de pagos, terminación o inhabilitación; la autoridad y los procedimientos específicos se establecen en los términos del contrato y las reglas de adquisiciones.
- Organismo de aplicación e inspección: Compras/Administración de Contratos y la oficina de la ciudad responsable de igualdad de oportunidades supervisan el cumplimiento e investigan las quejas.
- Apelaciones y revisiones: los procedimientos y plazos para protestas administrativas o apelaciones se especifican en las reglas de adquisición y en los documentos contractuales individuales; cuando no están listados, los plazos no están especificados en las páginas de orientación general.
Solicitudes y formularios
Algunas solicitudes exigen planes de acción afirmativa, informes de fuerza laboral o formularios de participación de subcontratistas. Si se requiere un formulario específico, la solicitud o los documentos del contrato identifican el nombre del formulario y el método de envío; las páginas generales de orientación de adquisiciones no publican un formulario único y universal de acción afirmativa.
Infracciones comunes
- No presentar los informes de fuerza laboral o la documentación de participación de subcontratistas requeridos.
- No realizar los esfuerzos de divulgación requeridos o no documentar los esfuerzos de buena fe para cumplir las metas de participación.
- Falsificar el estado de subcontratista o la composición de la fuerza laboral en los formularios requeridos.
Pasos de acción para contratistas
- Revise los documentos de la solicitud para conocer requisitos específicos de acción afirmativa e informes antes de presentar una oferta.
- Mantenga registros completos de divulgación y contratación para demostrar cumplimiento de buena fe.
- Designe un oficial de cumplimiento y responda con prontitud a cualquier solicitud de documentación por parte de la ciudad.
- Si recibe una notificación de incumplimiento, siga inmediatamente los procedimientos contractuales de disputa y apelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Todos los contratos de la ciudad en Phoenix requieren un plan de acción afirmativa?
- No. Los requisitos varían según la solicitud y el contrato; los documentos de la solicitud indican si se requiere un plan o informe.
- ¿Quién aplica las obligaciones de acción afirmativa en los contratos de la ciudad?
- La aplicación generalmente la administran la oficina de adquisiciones o administración de contratos de la ciudad y la oficina de derechos civiles o igualdad de oportunidades de la ciudad.
- ¿Qué sanciones se aplican por incumplimiento?
- Las multas o tasas de penalización específicas no están especificadas en las páginas generales de orientación de adquisiciones; los remedios se establecen en el contrato y las reglas de adquisición para cada solicitud.
Cómo hacerlo
- Revise la solicitud y los documentos del contrato para conocer cláusulas de acción afirmativa, no discriminación y presentación de informes.
- Reúna y prepare la documentación requerida: demografía de la fuerza laboral, registros de divulgación y solicitudes a subcontratistas.
- Envíe los formularios o informes requeridos usando el método y plazo especificados en la solicitud o el contrato.
- Conserve los registros durante el período del contrato y cualquier periodo de retención especificado en el contrato o las reglas de adquisición.
- Si se notifica un incumplimiento, siga de inmediato el proceso de resolución de disputas y apelaciones del contrato.
Puntos clave
- Consulte cada solicitud para conocer requisitos específicos antes de ofertar.
- Mantenga registros claros de divulgación y contratación para demostrar cumplimiento.
Ayuda y recursos
- City of Phoenix Procurement Services
- Phoenix City Code (Municode)
- City of Phoenix Human Rights or Equal Opportunity Office