Reglas de contratación de eventos y contratos de la ciudad de Phoenix
Phoenix, Arizona exige que los contratos y la contratación para eventos patrocinados por la ciudad cumplan las políticas municipales de contratación y las normas específicas de cada departamento. Esta guía explica qué oficinas de la ciudad supervisan la contratación, cómo interactúan los permisos y los acuerdos con los proveedores, las vías de inspección y aplicación, y pasos prácticos para contratar y cumplir en un evento patrocinado por la ciudad.
Descripción general
La división de Contratación y Adquisiciones de la Ciudad de Phoenix gestiona las licitaciones, los contratos y la selección de proveedores para eventos financiados por la ciudad; las solicitudes deben comenzar con esa oficina para orientación sobre contratos [1].
Sanciones y aplicación
La aplicación depende de los términos contractuales, las condiciones del permiso y el código de la ciudad. Las soluciones comunes incluyen órdenes de suspensión de trabajo, retenciones de contrato, reclamaciones y derivación a cobranzas o acciones legales. Los procedimientos de apelación y los plazos siguen las reglas de audiencia administrativa de la ciudad y las cláusulas de disputa contractual; los plazos específicos no están especificados en la página citada.
- Importes de las multas: no especificados en la página citada [3].
- Escalonamiento: las infracciones iniciales o repetidas pueden llevar a medidas correctivas o terminación de contrato; los horarios de escalonamiento precisos no están especificados en la página citada.
- Sanciones no monetarias: órdenes de suspensión del trabajo, suspensión o terminación de contrato, derivación a cobranzas y audiencias civiles o administrativas.
- Agentes de aplicación y vías de inspección: Contratación y Adquisiciones, el departamento que emite el permiso (por ejemplo, Parques y Recreación para eventos en parques) y la Oficina del Abogado de la Ciudad manejan investigaciones de cumplimiento.
- Apelaciones y revisión: siga el proceso de disputa del contrato o los procedimientos de audiencia administrativa descritos en las normas de la ciudad; los plazos aplicables no están especificados en la página citada.
Solicitudes y formularios
Las solicitudes de Permiso para Eventos Especiales y las tablas de tarifas las publica la oficina de Eventos Especiales de Parques y Recreación; envíe las solicitudes de permiso del evento y cualquier documentación del proveedor según las instrucciones de esa oficina [2].
Contratos, seguros y riesgos
Los eventos patrocinados por la ciudad normalmente requieren un contrato aprobado, certificados de seguro que nombren a la Ciudad de Phoenix como asegurado adicional y cumplimiento con las condiciones del permiso del lugar. Los mínimos de seguro y la redacción del seguro se establecen en las plantillas de contrato y las condiciones del permiso; las cifras de tarifa o cobertura no están especificadas en la página citada.
- Plantilla y cláusulas de contrato: preparadas por Contratación y Adquisiciones y revisadas por la Oficina del Abogado de la Ciudad.
- Seguro: normalmente se requiere responsabilidad civil general y redacción de asegurado adicional para proveedores y contratistas.
- Tarifas: las tarifas de permiso y los cargos relacionados con el contrato varían según el tipo de evento y se publican con la guía del permiso.
Pasos prácticos
- Planifique los plazos: deje tiempo para la contratación, el seguro y la emisión de permisos.
- Póngase en contacto con Contratación y Adquisiciones temprano para determinar si se necesita una licitación, un acuerdo intergubernamental o una orden de compra.
- Envíe el Permiso para Evento Especial y la documentación del proveedor a Parques y Recreación según las instrucciones del permiso [2].
- Confirme el seguro y las instrucciones de facturación/pago con el oficial de contratación antes de iniciar los servicios.
FAQ
- ¿Los eventos patrocinados por la ciudad requieren un contrato formal?
- Sí. Los eventos patrocinados por la ciudad que comprometen fondos municipales o crean obligaciones con proveedores normalmente requieren un contrato aprobado o una orden de compra y los permisos aplicables.
- ¿Dónde obtengo un Permiso para Evento Especial?
- Solicite a través de la oficina de Eventos Especiales de Parques y Recreación de la Ciudad de Phoenix; la página del permiso lista los pasos de solicitud, requisitos e instrucciones de pago [2].
- ¿Qué sanciones se aplican por incumplimiento?
- Las sanciones y remedios incluyen órdenes de suspensión del trabajo, retención o terminación de contrato y cobranzas legales; los importes específicos de las multas no están especificados en la página citada [3].
Cómo hacerlo
- Determine si el evento está patrocinado por la ciudad y qué departamento es el patrocinador.
- Contacte a Contratación y Adquisiciones para determinar el método de contratación y los requisitos del contrato [1].
- Complete y presente la solicitud de Permiso para Evento Especial y la documentación del proveedor a Parques y Recreación o a la oficina de permisos correspondiente [2].
- Obtenga los certificados de seguro requeridos y pida a los proveedores que presenten endosos de asegurado adicional si es necesario.
- Consiga la firma final del contrato, confirme el método de pago y mantenga copias de permisos y contratos en el lugar durante el evento.
- Si surge una disputa, siga los procedimientos de disputa contractual y apelación administrativa del contrato vigente; los plazos específicos no están especificados en la página citada [3].
Conclusiones clave
- Comience los pasos de contratación y permiso con suficiente antelación.
- Contratación y Adquisiciones y la oficina de Eventos Especiales son los contactos principales para contratos y permisos.
- Mantenga seguros y contratos firmados en el lugar; la aplicación puede incluir órdenes de suspensión y medidas contractuales.
Ayuda y soporte / Recursos
- City of Phoenix Procurement & Contracting
- City of Phoenix Parks & Recreation - Special Events
- City Clerk - Municipal Code and Ordinances