Ordenanza de privacidad de Phoenix: reglas de minimizaci�f3n de datos

Phoenix, Arizona ahora enfrenta expectativas crecientes sobre el tratamiento municipal de datos personales en virtud de las normas locales de privacidad y registros. Esta gueda resume cf3mo se aplican las pre1cticas de minimizacif3n de datos y de retencif3n de registros a las operaciones de la ciudad, que9 oficinas manejan el cumplimiento y las quejas, y los pasos pre1cticos que los departamentos y contratistas de Phoenix deben tomar para limitar la recopilacif3n y conservar registros solo cuando sea necesario. Cuando el texto exacto del cf3digo municipal o las multas no aparece en una sola pe1gina, se citan las fuentes municipales me1s cercanas y la gueda de administracif3n de registros para referencia y pasos siguientes.^[1]

Alcance y definiciones clave

La minimizacif3n de datos municipal generalmente significa recopilar solo los datos personales necesarios para un propf3sito municipal declarado y limitar el acceso y la retencif3n a lo requerido por la ley o la poledtica. En Phoenix esto interactfaa con la ley de registros pfablicos y los programas de retencif3n de registros de la ciudad; las agencias deben tratar las obligaciones de privacidad junto a las obligaciones de retencif3n para evitar recopilar datos en exceso o conservarlos por me1s tiempo del necesario.^[2]

Requisitos pre1cticos para departamentos y contratistas

• Mantener un inventario de datos que documente categoredas de datos personales, propf3sito, base legal, periodo de retencif3n y controles de acceso.
• Adoptar calendarios de retencif3n por escrito coherentes con el programa de la City Clerk y las obligaciones estatales de retencif3n.
• Limitar el acceso a los datos personales al personal y contratistas autorizados, con controles por rol y registro de accesos privilegiados.
• Presupuestar para eliminacif3n segura, redactado y archivado a largo plazo cuando sea legalmente requerido.
• Revisar los calendarios de retencif3n y los inventarios de datos perif3dicamente (recomendado anual) y actualizar cuando cambien los programas.

Multas y aplicacif3n

Phoenix aplica el cf3digo municipal y las obligaciones de registros mediante canales administrativos y legales. Las cantidades especedficas de multas o las sanciones estatutarias por incumplimientos de minimizacif3n de datos no este1n consolidadas en las pe1ginas municipales citadas; cuando existan montos nume9ricos en alguna seccif3n del cf3digo, deben seguirse tal como figuran en el cf3digo municipal o aplicarse a criterio de la Oficina del City Attorney. Para violaciones de retencif3n de registros, la City Clerk administra los calendarios de retencif3n y la Oficina del City Attorney asesora sobre la aplicacif3n y los recursos legales.^[1]

• Multas: no especificado en la pe1gina citada; consulte el cf3digo municipal o la Oficina del City Attorney para montos seccionales.
• Escalamiento: no especificado en la pe1gina citada; la aplicacif3n puede incluir advertencias, ordenes de cumplimiento y remisif3n a accif3n legal.
• Sanciones no monetarias: ordenes correctivas, eliminacif3n o redaccif3n segura, medidas cautelares o acciones judiciales son posibles remedios.
• Organismo aplicador y veda de quejas: City Clerk - Records Management gestiona los calendarios de retencif3n y el proceso de registros pfablicos; la Oficina del City Attorney se ocupa de la aplicacif3n del cf3digo municipal y las reclamaciones legales. Para orientacif3n y quejas consulte la pe1gina oficial de Records Management.^[2]
• Apelaciones/revisif3n: las vedas de apelacif3n y los ledmites de tiempo dependen de la orden administrativa u orden judicial especedfica; no especificado en la pe1gina citada.
• Defensas/discrecif3n: las defensas disponibles pueden incluir retencif3n legal autorizada, deberes de registros pfablicos u otras exenciones autorizadas; consulte la Oficina del City Attorney para interpretaciones especedficas.

Solicitudes y formularios

Las solicitudes de registros pfablicos y las consultas sobre retencif3n se tramitan mediante la City Clerk. La ciudad ofrece un proceso de solicitud de registros pfablicos y gueda para la presentacif3n; los formularios especedficos de calendario de retencif3n o autorizacif3n de destruccif3n se gestionan a trave9s de Records Management. Si se requiere un nfamero de formulario para autorizacif3n de retencif3n/destruccif3n, este1 disponible en la oficina de Records Management o en la web del City Clerk; si no hay un formulario publicado, contacte directamente a Records Management para instrucciones.^[2]

FAQ

bfRequiere Phoenix la minimizacif3n de datos para los departamentos municipales?

Se espera que los departamentos de Phoenix limiten la recopilacif3n a lo necesario y sigan los calendarios de retencif3n; el texto exacto de la ordenanza y las multas este1n referenciados en la pe1gina del Cf3digo Municipal y en Records Management.^[1]

bfCue1nto tiempo debe la ciudad conservar registros con datos personales?

Los periodos de retencif3n siguen los calendarios de retencif3n de la City Clerk y la ley estatal aplicable; consulte Records Management para el calendario aplicable a un tipo de registro concreto.^[2]

bfCf3mo solicito la eliminacif3n o redaccif3n de mis datos personales?

Presente una solicitud de registros pfablicos o contacte al departamento que posee los datos y a Records Management; las reglas especedficas de eliminacif3n dependen de las obligaciones de retencif3n y las exenciones.

Key Takeaways

• Alinear la recopilacif3n con el propf3sito documentado y los calendarios de retencif3n.
• Utilizar el programa de Records Management de la City Clerk para establecer y autorizar la retencif3n y la eliminacif3n.
• Coordinar con la Oficina del City Attorney para aplicacif3n, apelaciones e interpretaciones legales.

Ayuda y recursos

• City Clerk - Records Management
• Cf3digo municipal de Phoenix (Municode)
• Solicitud de registros pfablicos - City of Phoenix

1. [1] City of Phoenix - Records Management
2. [2] Phoenix Municipal Code - Municode